Las 20 mejores herramientas de gestión de proyectos para emprendedores digitales y pequeños negocios

Ser emprendedor implica tener que gestionar un negocio… y el sinfín de tareas que requiere. Para no caer en el caos y organizar encargos, proyectos y tareas con facilidad, hoy en día podemos contar con herramientas de gestión de proyectos que nos ayudan a llevar a buen puerto nuestro negocio sin morir en el intento ni dejarnos la vida en ello.

Sin embargo, puesto que el abanico de posibilidades es bastante amplio, elegir puede ser una tarea ardua, sobre todo si nunca has utilizado ninguna.

Por eso, en este artículo, quiero compartir contigo la lista de los que considero las 19 mejores herramientas de gestión de proyectos para emprendedores digitales.

Haremos un repaso de cuáles son los principales y cuáles son sus pros y sus contras para que puedas elegir el que más se adapta a las necesidades de tu negocio.

20 herramientas de gestión de proyectos que te ayudarán a en tu día a día a conseguir tus resultados

Sin más rodeos, te dejo aquí el mi personal análisis sobre gestores de proyectos.

Wrike

Comenzamos la lista de herramientas de gestión de proyectos con Wrike, una potente solución que permite el trabajo colaborativo entre varias personas y cuenta con excelentes características y funcionalidades para supervisar la ejecución de tareas, permitir la comunicación entre miembros de un equipo que trabaja en remoto y crear informes de resultados.

Wrike ofrece diferentes planes, entre ellos, una versión gratuita para equipos pequeños de hasta 5 usuarios.

Pros

1. Plan básico gratuito, que para empezar a usarla es más que suficiente.
2. Software escalable, que se adapta a la evolución del crecimiento del negocio y podrás seguir usando a medida que tu proyecto crezca.
3. Edición en tiempo real para que todos los miembros del equipo accedan a la última versión de la información.
4. Funciones de diagrama de Gantt para tener un mapa general de plazos y tareas.
5. Gestor de tiempo dedicado a cada tarea.

Contras

1. Las posibilidades de personalización son limitadas.
2. No tiene chat interno para comunicación entre las personas del equipo.

Monday

Monday es un software de gestión de proyectos que mejora el trabajo en equipo a través de la gestión de flujos de trabajo y comunicación entre las personas del equipo. Ayuda a gestionar calendarios y planes de forma visual e intuitiva.

Ofrece diferentes planes de precios, en función del número de usuarios del equipo de trabajo, pero ningún plan es gratis (aunque ofrece un periodo de prueba sin coste). El plan más básico comienza en 25 dólares al mes (para 5 usuarios) y podrá acompañarte incluso si tu negocio crece tanto que necesitas más de 200 personas colaborando contigo. 😉

Pros

1. Dashboard muy completo en el que puedes tener de un vistazo la foto general de las tareas y proyectos y lista de tareas semanales para comprobar con más facilidad el progreso del equipo.
2. Permite alinear objetivos con fechas límite y delegar tareas en otras personas.
3. Fácil de usar y soporte técnico de la herramienta.
4. Grandes posibilidades de personalización para adaptar la herramienta de gestión de proyectos al crecimiento de tu negocio.
5. Incorpora nuevas características y funcionalidades periódicamente.

Contras

1. No tiene integración con Gmail (por lo que no puedes crear y gestionar tareas directamente desde tu email si usas este proveedor).
2. No cuenta con ningún plan para un único usuario (por lo que si tienes un negocio unipersonal, esta solución no es la más adecuada, desde mi punto de vista).

Asana

Asana es otra de las herramientas de gestión de proyectos que te permite organizar y ejecutar tareas diarias, tanto tuyas como de tu equipo y ayudarte a conseguir los resultados que quieres.

Ya sea para llevar a cabo una campaña de marketing, preparar el lanzamiento de un nuevo servicio o infoproducto o gestionar los encargos de clientes, Asana te ayuda a conseguir todos tus objetivos.

Si echamos un vistazo a sus planes, vemos que ofrece 3 alternativas: versión gratuita, premium y empresa. Para un pequeño equipo o un negocio unipersonal, la versión free es más que suficiente.

¿Y en cuanto a características?

Te cuento qué me gusta y qué no.

Pros

1. Actualizaciones en tiempo real que permiten ver rápidamente los últimos cambios hechos.
2. Interfaz sencilla e intuitiva que facilitan mucho el uso de la herramienta y reducen la curva de aprendizaje.
3. Función de prioridad de tareas, para ayudarte a ti y a tu equipo a ser más productivo y eficaz.
4. Versión gratuita muy completa.
5. Visualización de objetivos generales para supervisar el progreso del proyecto.

Contras

1. No tiene acceso fuera de línea.
2. La función de búsqueda necesita algo más de desarrollo, ya que es un poco torpe.
3. Los planes de pago incluyen funcionalidades que pueden resultar poco útiles.

Basecamp

Si tu principal preocupación es la colaboración y la comunicación con los miembros de tu equipo, Basecamp es para ti.

Además de ser una herramienta de gestión de proyectos, Basecamp incluye funcionalidades que facilitan la gestión y organización de tareas, hojas de cálculo y documentos colaborativos.

Es un buen sistema para empezar si nunca has utilizado un gestor de proyectos, y puesto que es muy completa, a medida que te familiarices con sus características, comprobarás que se reduce tu dependencia del email, herramientas de chat y aplicaciones de calendario, puesto que todas estas opciones las encontrarás dentro de Basecamp.

Sin embargo, puede que se te quede pequeño si buscas una gestión de tareas más sofisticada, reportes e informes de resultados, personalización y mayores niveles de seguridad.

 Pros

1. Centralización de la información: en la pantalla de inicio se organiza todo (tareas, estado de las tareas, soporte, equipos, notas, etc.).
2. Tableros de conversación para organizar más fácilmente las conversaciones entre varias personas sobre un tema en una única página.
3. Chat de usuarios integrado, por lo que no necesitas utilizar otra herramienta de comunicación de equipos, como Slack.
4. Informes de seguimiento de proyectos y usuarios.
5. Organización de documentos de forma eficiente y en un solo lugar.
6. Checklist para gestionar ágilmente las tareas pendientes y realizadas.
7. Todos los planes de precios permiten usuarios y proyectos ilimitados.

Contras

1. Los informes son básicos y poco sofisticados.
2. Pocas posibilidades de personalización.
3. Poca flexibilidad de planes: aunque puedes probar gratis la herramienta durante 30 días, solo hay un único plan de pago, por lo que las opciones se reducen a la mínima expresión.

Trello

Sobre Trello ya dedicamos un post completo, así que imagino que ya la conoces.

De entre todas las herramientas de gestión de proyectos disponibles, Trello es sin duda una de mis favoritas. De hecho, es la que uso a diario en Hormigas en la Nube, porque es fácil de utilizar, muy visual y permite hacer un seguimiento de tareas y plazos sin complicaciones.

Pros

1. Sistema de drag & drop (arrastrar y soltar) muy sencillo que permite cambiar el estado de una tarea de forma muy cómoda.
2. Eficaz a la hora de compartir información relacionada con una tarea: puedes adjuntar explicaciones y archivos para cada tara en su correspondiente tarjeta y estar disponible para todos los miembros de tu equipo.
3. Tableros visuales que facilitan la organización, gestión y el seguimiento de tareas.
4. Posibilidad de ampliar el plan gratuito a uno de pago para conseguir más funcionalidades, integraciones y seguridad avanzada.

Contras

1. Puede resultar demasiado simple si quieres gestionar proyectos complejos (aunque a mí me chifla su sencillez). 😀
2. No puedes filtrar tareas por usuario o fechas límite.
3. Si una columna tiene demasiadas tarjetas de tareas, se pierde la posibilidad de verlo todo de un vistazo porque obliga a hacer scroll con el ratón.

FunctionFox

FunnctionFox es una aplicación fácil de usar y muy eficaz para negocios pequeños y creativos. Se utiliza para gestionar proyectos y trackear el tiempo que dedicas a cada tarea y proyecto.

Es muy intuitiva y con ella puedes optimizar flujos de trabajo y procesos administrativos creando proyectos, estableciendo horarios, programando reuniones y utilizando gráficos interactivos que se conectan con datos en tiempo real.

Tiene varios planes de pago. El más clásico cuesta 35 dólares mensuales para un usuario (si hay más de uno se paga 5 dólares más por usuario adicional). Con este plan se puede hacer un seguimiento del los horarios y tiempos de un proyecto. Para opciones más avanzadas ofrecen herramientas de gestión más compleja.

Pros

1. Compatible con dispositivos Mac, PC, iPhone, Android y varios navegadores (Internet Explorer, Firefox, Edge, Chrome, o Safari).
2. Es una herramienta ideal para profesionales creativos como diseñadores gráficos, desarrolladores, escritores e ingenieros, entre otros.
3. Tiene planilla de horarios y cronómetro para mejor seguimiento de los tiempos del proyecto.

Contras

1. No ofrece diagrama de Gantt.
2. No se sincroniza con el calendario de Outlook.

Zoho Projects

Otra de las herramientas de gestión de proyectos es Zoho Projects, un software que se integra con muchas otras plataformas. Hace poco cambiaron la interfaz haciéndola más intuitiva para que los usuarios novatos puedan aprender rápidamente lo básico.

Zoho Projects es capaz de convertir un proyecto complejo en unidades más pequeñas y fácilmente gestionables. Tiene cuadros e informes que ofrecen datos de los progresos que se van realizando en cada tarea teniendo en cuenta el plazo disponible.

También recoge datos acerca de qué colaboradores están disponibles, ocupados o saturados de trabajo.

Todos sus planes de suscripción incluyen un número ilimitado de usuarios y su coste varía en función de los proyectos que se tengas activos. Comienzan con 20 dólares mensuales para 20 proyectos y el plan más caro son 100 dólares mensuales.

La buena noticia es que Zoho Projects incluye un plan gratis para un solo proyecto y 10 MB de memoria, que para empezar puede ser suficiente.

Pros

1. Muestra el diagrama de Gantt como resumen de los progresos del proyecto.
2. Ofrece analíticas avanzadas.
3. Su software colaborativo conecta a todos los miembros del equipo, incluso en remoto.
4. Se puede integrar incluso con Google Apps e Issue Tracker para registrar incidencias.

Contras

1. Filtrado de archivos limitado.
2. Su panel de control puede parecer algo simple.
3. No copia automáticamente los proyectos con los mismos usuarios.

Zoho Sprints

De los chicos de Zoho, nos llega Zoho Sprint, una herramienta pensada (según dicen los propios desarrolladores) para la planificación y el seguimiento de tareas en equipos ágiles.

Por esta razón, muestra los trabajos pendientes, el seguimiento de los progresos, registro de las horas que se pagan y las que no son susceptibles de pagarse, analíticas y panel de control para poder echar un vistazo rápido a todo el conjunto del proyecto.

Zoho Sprints tiene un plan gratis para 5 proyectos y 5 usuarios. Los equipos más grandes optarán por la suscripción de 20 dólares mensuales para 20 usuarios y número ilimitado de proyectos. Si hay más de 20 usuarios, se pagarán 3 dólares al mes más por cada uno.

Pros

1. Puedes crear tareas muy fácilmente solo arrastrando y soltando.
2. Informes con cuadros y diagramas que facilitan su análisis.
3. Fácil interacción entre equipos mediante mensajes y comentarios.
4. El progreso de cada una de las tareas se ve muy fácilmente.
5. Seguimiento de las horas que se pagarán y las que no se pagarán.

Contras

1. La personalización de la herramienta es limitada.
2. No ofrece gestión de presupuestos.

ProofHub

ProofHub vale para todos, desde freelancers hasta grandes compañías como Disney. Está pensada para equipos crecientes y unifica todos los niveles de un proyecto para mejorar la productividad.

Con ProofHub se facilitan las tareas de revisión de archivos y documentos, flujos de trabajo y gestión de todo tipo de tareas.

Esta herramienta puede comenzar a usarse por 45 dólares mensuales. Existe otra opción más cara para un número de proyectos ilimitado y opciones más avanzadas.

Pros

1. Interfaz multilingüe.
2. Muestra los diagramas de Gantt.
3. Tiene un calendario para seguir y programar eventos.
4. Paneles personalizables con tu logo y colores corporativos.
5. Gestión de tareas óptima para aumentar la eficiencia del equipo.

Contras

1. No se pueden sincronizar los calendarios de 2 personas.
2. No incluye herramienta de gestión de presupuestos.

Scoro

Scoro es una herramienta intuitiva donde podrás ver el progresos de tus proyectos y de tu equipo. Los datos se recogen de tal forma que te permiten decidir qué pasos dar y en la misma página podrás gestionar archivos, mensajes, gastos, facturas, programar tareas y reuniones, así como gestionar el tiempo trabajado y pagado.

La gestión de presupuestos y tiempos de trabajo está bastante simplificada, pero se pueden añadir etiquetas y estatus a los diferentes proyectos.

En cuanto a las tarifas de este software, comienzan en 22 dólares mensuales.

Pros

1. Interfaz atractiva, intuitiva y adaptada a dispositivos móviles.
2. Gestión de presupuestos y comparación de proyectos.
3. Espacio centralizado para gestionar los distintos niveles del proyecto.

Contras

1. No es especialmente aconsejable para empresas grandes.
2. No se sincroniza con Gmail.

JIRA

JIRA está pensado para equipos creadores de distintos softwares.

El sistema está dividido en 4 niveles principales: planificación de tiempo de trabajo y designación de tareas, seguimiento del progreso del proyecto con total visibilidad del flujo de trabajo de los equipos, lanzamiento del producto e informe del desempeño del equipo usando datos visuales en tiempo real.

Para crear un flujo de trabajo, puedes personalizarlo o crearlo mediante plantillas. Existen varias integraciones con otras herramientas. Los precios varían dependiendo del alojamiento, que puede ser en la nube o en servidores propios.

Pros

1. Colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo.
2. Integración con otras herramientas de trabajo.
3. Actualización continua del desarrollo de los flujos de trabajo.

Contras

1. Personalización limitada.
2. Base de conocimiento no integrada.
3. No hay gestión de los elementos de configuración.

Taskworld

Taskworld está diseñada para ser una de las herramientas de gestión de proyectos más intuitiva y promover la colaboración y delegación de tareas. Los proyectos están gestionados como un conjunto de tareas y puedes convertir proyectos relacionados en un proyecto de grupo.

Uno de los puntos que tiene de especial esta herramienta es su soporte 24/5. También ofrecen talleres, demos, guías, tutoriales y soporte por email en varios idiomas.

Los precios de la suscripción comienzan en 10 dólares mensuales. Las grandes empresas pueden tener tarifas más altas porque quizá necesiten un servidor dedicado.

Pros

1. Alta protección de los datos mediante certificado SSL, encriptación de los satos y autenticación del servidor.
2. Calendario sincronizable con OS X, Outlook, y Google calendar.
3. Configuración de privacidad para impedir que ciertos usuarios accedan a ciertos proyectos.
4. Las plantillas ahorran tiempo a la hora de crear flujos de trabajo.

Contras

1. No ofrece gestión de presupuesto.
2. Interfaz demasiado simple.
3. Personalización limitada de los tableros.

Genius Project

Esta herramienta puede utilizarse en la nube o en ordenadores propios. Si quieres utilizarla, tendrás un consultor que te indicará la mejor manera de hacerlo para sacarle partido en tu caso concreto.

El rango de soluciones que ofrece Genius Project es amplísimo: todo tipo de negocios, sectores productivos y cargos dentro de un equipo. El precio depende del tipo de licencia que adquiera el usuario.

Pros

1. Puede usarse en la nube o en servidores propios.
2. Integración continua con otras aplicaciones de software de la compañía.
3. Alto nivel de seguridad.
4. Muestra diagramas de Gantt.

Contras

1. El usuario no puede configurarla a su gusto.
2. Difícil de utilizar para usuarios poco expertos.
3. Poco adecuada para gestión de tareas.

Podio

Podio es un software muy flexible y adecuado tanto para grandes compañías como, start-ups y negocios en fase de crecimiento.

Esta herramienta incluye chat, flujos de trabajo automatizados, establecimiento de reuniones, visualización de datos, calendario, gestión de tareas, gestión de proyectos y gestión de clientes, entre otras funciones.

El plan más económico de Podio comienza en 9 dólares al mes por usuario, pero es ampliable a equipos más numerosos.

Pros

1. La plataforma centralizada unifica contenido, contexto y conversaciones con los miembros de tu equipo.
2. Se pueden compartir archivos fácilmente.
3. La gestión de tareas divide los proyectos y flujos de trabajo en unidades más fácilmente gestionables.
4. Los informes de progreso ofrecen u seguimiento del rabajo realizado y a cuánta distancia está el equipo de la fecha de cumplimiento del plazo.

Contras

1. El plan gratis es de duración limitada.
2. Se hecha en falta una herramienta para monitorizar el tiempo.

Microsoft Project

Vamos con una herramienta de la familia de Microsft Office, que sirve para hacer la vida más fácil a los project managers.

Con Microsoft Project se pueden personalizar los cronogramas de tal forma que se ven todas las tareas, actividades del proyecto y eventos futuros. Es accesible desde Windows, iOS, y teléfonos Android.

Las suscripciones tienes 2 niveles: uso de la herramienta en la nube o en servidores propios. Dentro de cada una de ellas hay diferentes planes. El uso en la nube comienza en 7 dólares por usuario mensuales, mientras que usando servidores propios cuesta como mínimo cerca de 600 dólares.

Pros

1. Puede visualizarse el digrama de Gantt.
2. Las plantillas prediseñadas te ayudan mucho si eres principiante.
3. Los cronogramas permiten ver cómo va progresando el proyecto.

Contras

1. No es fácil para usuarios principiantes.
2. Algunas configuraciones tienen mucha curva de aprendizaje.

Teamwork

Teamwork te da la visión integral de todo el ciclo de vida de tu proyecto, de principio a fin. Puedes utilizar esta herramienta en dispositivos iOS, Android y en la red con su solución en la nube. Se integra bien con aplicaciones como Gmail, Google Calendar y Box, entre otras.

Aunque ofrece un plan gratuito, la verdad es que los planes de pago tienen muchas más opciones. Si necesitas algo más avanzado, puedes optar por el plan de 9 dólares mensuales por usuario.

Pros

1. Buena protección de datos gracias a sus opciones de privacidad avanzadas.
2. Seguimiento exhaustivo del tiempo de trabajo con el fin de incrementar la productividad.
3. Actualizaciones en tiempo real mediante alertas de estatus.
4. Facturación de las horas trabajadas y control de los gastos del proyecto.

Contras

1. No incluye chat.
2. No está enfocado en herramientas colaborativas y diagramas de Gantt.
3. Recursos para planificación poco potentes.

Workzone

Workzone es una herramienta muy potente. De todos los gestores de proyectos de esta lista, no es la más sencilla de usar, pero tampoco es complicada y podrás adaptarte a ella en poco tiempo.

No incluye ningún plan gratuito y su plan de pago más bajo comienza en 24 dólares al mes por usuario con espacios de trabajo ilimitados. Lo bueno es que puedes acceder a planes más caros y opciones más avanzadas conforme crezca tu proyecto.

Pros

1. Se puede visualizar el diagrama de Gantt.
2. Incluye plantillas de gestión de proyectos que te ayudarán a ahorrar tiempo al no tener que crearlas desde cero.
3. Puedes elaborar listas de tareas que realizar, que te servirán para saber qué tareas priorizar.
4. El calendario de equipo mantiene a todos al día con el cronograma del proyecto.

Contras

No está bien configurada para verla desde los dispositivos móviles, así que no está entre mis herramientas de gestión de proyectos favoritas.

FindNerd

Esta herramienta es especialmente buena para gestión de tareas. Es ideal para negocios de cualquier tamaño y funciona en todo tipo de dispositivos: Windows, Linux, Mac, iOS y Android.

Como principales características tiene: seguimiento del tiempo (con capturas de pantalla), seguimiento del equipo y panel de control centralizado. Construye buenos informes y analíticas. Otras características son: tableros Kanban y gestión de facturas.

Pros

1. Es gratis: aquí incluye las opciones de tableros Kanban y gestión de facturas.
2. Es capaz de manejar varios proyectos a la vez.
3. Chat para comunicación directa.

Contras

1. La versión gratis es bastante básica y relativamente pobre en seguridad.
2. Su integración con software de contabilidad y CRM es limitada.
3. Aún está en versión beta, por lo que su funcionamiento puede no ser muy estable en determinados momentos.

KanbanFlow

Una de las herramientas que se durante mucho tiempo para gestionar mis fue Kanban Flow.

Si no fuera porque soy muy fan de Trello, creo que Kanban Flow sería mi herramienta elegida para la gestión de proyectos y tareas.

Aunque tiene versión de pago (de solo 5 dólares al mes por usuario), incluye un plan gratuito (pero más limitado que el premium).

Mediante una organización de tableros, puedes organizar mediante los espacios llamados «siwmlanes» todas tus tareas diarias, tanto las propias de desarrollo de negocio como la gestión de los encargos de tus clientes si ofreces servicios.

Pros

1. Muy fácil de utilizar, incluso si eres un neófito en herramientas de gestión de proyectos.
2. Sistema de organización por tableros, áreas y estado de las tareas, por lo que de un simple vistazo puedes tener un mapa muy claro de lo que hay que hacer a continuación y de las tareas pendientes.
3. Incluye temporizador con Pomodoros, para poder medir cuánto has invertido en cada tarea sin necesidad de salir de la herramienta y obligarte a tomar pequeños descansos.
4. Informes de resultados muy completos. 
5. Código de colores para diferenciar usuarios o tipos de tareas.
6. Permite crear subtareas dentro de una tarea determinada.

Contras

1. Las posibilidades de integración con otras aplicaciones no está permitida en la versión gratuita.
2. Las swimlanes, que son una de las grandes posibilidades de organización de Kanban Flow, están limitadas en la versión gratuita.

KanbanIZE

Termino la lista de herramientas de gestión de proyectos con Kanbanize.

De todas las herramientas analizadas podría afirmar sin duda que es la más profesional, y si dejo de usar Trello será en favor de esta.

Al fin y al cabo, para gestionar proyectos los tableros Kanban son los que me resultan más ágiles. Pero es que además Kanbanize incluye formas de visualizar los proyectos muy potentes

Mediante una organización más clara de columnas y «swimlanes» podrás organizar todas tus tareas diarias, tanto las propias de desarrollo de negocio como la gestión de los encargos de tus clientes si ofreces servicios.

Pros

1. Muy fácil de utilizar.
2. Las tarjetas pueden contener tareas, adjuntos o enlaces, por lo que aúna lo mejor de Trello y de Kanban.
3. Incluye gestión del tiempo, para poder medir cuánto se invierte en cada tarea y llevar el control horario.
4. Integraciones muy completas y flujos de trabajo. Que nos permiten incluso crear reglas, para «si pasa algo» «ocurra algo». 
5. Código de colores para diferenciar usuarios o tipos de tareas.

Contras

1. Aunque tiene una prueba gratuita, es de pago, y no es económico. Si estás empezando esta no es tu opción.
2. Pensada para equipos grandes, pues el mínimo de asientos que debes comprar es 15.

¿Qué software de gestión de proyectos vas a utilizar?

De entre estos 20 recursos, estoy convencido de que encontrarás la herramienta que te ayude mejor a gestionar el crecimiento de tu negocio digital. Ahora toca explorar cada una de ellas y decidir cuál se adapta mejor a ti.

¿Conocías estas herramientas? ¿Usas ya algún gestor de proyectos en tu día a día? ¿Me recomiendas alguno que no he incluido en la lista? ¡Te espero en los comentarios!