Hoy quiero hablarte de una herramienta de planificación, gestión y organización de tareas que me parece una maravilla y sin la que reconozco que mi vida sería un pequeño caos. Se trata de Trello.

Estarás de acuerdo conmigo en que una de las mayores dificultades de los emprendedores es mantener una óptima organización para que las tareas no nos sobrepasen. De hecho, seguro que en más de una ocasión has pensado que gestionar varios proyectos con diferentes clientes, planificar acciones relacionadas con tu propio negocio y tener todo bajo control puede parecer algo digno de un superhéroe.

Y para mantener todo bajo control de una forma extremadamente sencilla, nació Trello.

Pero ¿qué es Trello? 

Para definirlo en una sola frase, te diría que es una lista de listas.

Está considera como una de las mejores herramientas de organización y gestión de tareas que existen hoy en día, porque a través de un sistema muy visual puedes ordenar tareas y proyectos para facilitar su seguimiento.

¿Quieres planificar el lanzamiento de un curso? Trello.

¿Quieres preparar el calendario editorial de tu blog? Trello.

¿Quieres organizar un evento? Trello es ideal.

En definitiva, en todo proyecto que implique realizar más de una tarea, esta aplicación será tu gran aliada para su ejecución.

Por ejemplo, para lanzar mi curso Cómo crear una Escuela Online con WordPress utilicé Trello. Ahí pude describir cada módulo del curso, los temas que trataría en él, las tareas concretas que necesitaba realizar para terminarlo, definir las fechas límite… Y por un sistema de organización sencillo, podía saber de un simple vistazo en qué estado se encontraba todo en cada momento y en qué debía enfocarme exactamente para seguir avanzando.

Mi calendario editorial también lo gestiono con Trello, porque me permite apuntar ideas que después convertiré en artículos, definir las fechas de cada post, organizarlos por categorías…

Y si trabajas con clientes, Trello puede servirte de gran ayuda para planificar cada tarea que debes hacer para terminar el encargo.

En definitiva, si a veces te sientes desbordado por la cantidad de tareas que tienes entre manos y quieres apoyarte en una buena herramienta de gestión y organización, sin duda te recomiendo Trello.

Para mí se ha convertido en una aplicación imprescindible. Tanto que hasta algunos aspectos de mi vida personal también los organizo con esta herramienta (puedes hacer listas de la compra, organizar una obra en casa o hasta la planificación de una boda).

Y en este post voy a contarte paso a paso cómo usarla desde hoy mismo.

¿Te apetece descubrirla? ¡Pues vamos a por ello!

Cómo usar Trello y sacarle provecho en tu día a día

Antes de empezar, debes saber que, aunque Trello cuenta con un plan de pago, la versión gratuita es muy completa y más que suficiente.

Para empezar a usar Trello, lo primero que tendrás que hacer será registrarte (en este enlace accedes directamente a su página).

Una vez que estás dentro de tu cuenta, ya puedes empezar a organizar la información, que lo harás a través de los 3 elementos fundamentales que componen Trello: tableros, listas y tarjetas.

Tableros

Un tablero es el lugar donde se organizan los proyectos y el espacio de trabajo base.

Puedes crear tantos como quieras y lo normal es que destines cada uno para una cosa determinada. Así puedes tener un tablero para tu calendario editorial, otro diferente para la planificación de un curso o un infoproducto, otro para gestionar el proyecto del cliente X, otro para organizar tu horario semanal y organizar las tareas que harás cada día…

¡No hay límite!

Crear un tablero es tan sencillo como pinchar en «crear un tablero nuevo» o hacer clic en el signo + que verás en la esquina superior derecha.

Escribes el nombre que quieres darle a tu tablero y ya lo tienes listo para empezar a añadir información.

Listas

El contenido que nutre un tablero se organiza a través de las listas, que son los flujos de trabajo donde se especifican las tareas concretas.

Imaginemos que quieres crear un calendario editorial para tu blog.

Al tablero podrías llamarlo «Calendario editorial» y dentro, irás organizando la información por listas. Por ejemplo, una serie de listas podrían ser «Documentación», «Ideas», «Escribiendo», «Programado» y «Publicado».

Para crear una nueva lista, solo tienes que hacer clic en «Añadir una lista», escribir el nombre de la lista y pinchar en «guardar».

Al igual que ocurre con los tableros, no hay un límite para las listas, así que puedes incluir todas que la necesites.

En el caso del calendario editorial, quedaría algo así:

Tarjetas

Cuando tenemos organizadas las listas del tablero, podemos añadir las tareas concretas a través de las llamadas tarjetas.

En el ejemplo del calendario editorial, cada tarjeta sería un artículo. En el caso del desarrollo de un curso, cada tarjeta sería una acción concreta que tienes que hacer. Cuando termines de organizar tus tarjetas, el tablero completo quedaría más o menos como este ejemplo del tablero de mi propio curso:

Veamos en detalle las tarjetas.

Para añadir una tarjeta a una lista, solo hay que hacer clic en «Añadir una tarjeta», escribir el título de dicha tarea y guardarla.

Cada tarjeta se puede editar, así que si pinchas sobre una, verás que se abre una ventana con varias opciones:

Veamos todo lo que nos permite Trello en cada tarjeta:

• Título: con solo pinchar sobre el título de la tarjeta, puedes modificar el nombre.
• Descripción: en este campo puedes añadir una descripción detallada de la tarjeta.
• Comentarios: puedes escribir comentarios, mencionar a un miembro del equipo (mediante el uso del símbolo @), incluir emoticonos, adjuntar un archivo o añadir una tarjeta de ese mismo tablero o de otro diferente.
• Actividad: a medida que se vayan produciendo cambios en la tarjeta, aparecerán detallados aquí.

En la parte derecha de la tarjeta, hay más opciones, agrupadas en 2 áreas: «Añadir» y «Acciones».

Te cuento para qué sirve cada una de ellas.

• Miembros: aquí puedes añadir miembros de tu equipo con los que has compartido el tablero (luego veremos cómo añadir miembros y compartir tus tableros).
• Etiquetas: Trello incluye etiquetas de colores que pueden resultar muy útiles para saber en qué estado se encuentra dicha tarjeta. Puedes asignar un valor a cada color y elegir en cada momento qué etiqueta le corresponde.

• Checklist: esta opción te permite crear subtareas dentro de una tarjeta, para que no se te olvide ningún paso necesario e importante. A medida que las marques como terminadas, se irán tachando de la lista.

• Vencimiento: aquí puedes establecer una fecha límite para la finalización de esa tarea. En el vencimiento puedes incluir tanto el día como la hora.
• Adjunto: aunque dentro de la opción de comentario puedes adjuntar un archivo, también puedes hacerlo desde la columna de la derecha. Te permite adjuntar tanto texto como imágenes tanto desde el ordenador, como desde aplicaciones externas como Dropbox o Google Drive.
• Mover: puedes cambiar la tarjeta de una lista a otra o de un tablero a otro y elegir la posición que ocupará desde esta opción.
• Copiar: si vas a crear varias tarjetas muy similares, en lugar de crear una por una, puedes copiarla para que aparezca en la lista y el tablero que tú quieras.
• Suscribirse: esta función es útil cuando trabajas en equipo y quieres mantenerte al tanto de las acciones que se llevan a cabo de una tarjeta concreta.
• Archivar: archiva las tarjetas que se han terminado para que tu tablero no se vuelva caótico. La opción de archivar no elimina las tarjetas, por lo que podrás recuperarlas si quieres.

Tanto las listas como las tarjetas las puedes cambiar de lugar. Basta con pinchar y arrastrar donde quieras para ir organizando el contenido como tú quieras.

Menú de opciones

En la parte superior derecha de tu tablero de Trello se encuentra el menú, que viene a ser un centro de control. Desde aquí podrás gestionar a los miembros, controlar la configuración y habilitar power-ups (luego veremos qué es esto).

Veamos los elementos más interesantes del menú.

• Miembros del tablero: añade, elimina y gestiona permisos para pertenecer al tablero. Para invitar a una persona a un tablero, puedes hacerlo a través del nombre de usuario de Trello, de su correo electrónico o de un enlace especial que aparece si pinchas esta opción. Si pinchas sobre cada uno de los miembros, podrás modificar los permisos o eliminarlo.

• Cambiar el fondo: los tableros de Trello se muestran de color azul por defecto, pero puedes cambiarlo desde esta opción por otro de la galería de colores y de fotografías.

• Filtrar tarjetas: función muy útil para encontrar información rápidamente.

• Power-Ups: Trello permite la integración con otras aplicaciones, como Toggl, Google Drive, Dropbox, Evernote, Mailchimp, Help Scout, Twitter… Ahora bien, si tienes la versión gratuita, solo podrás habilitar una aplicación por tablero.

• Pegatinas: divertidos stickers que puedes añadir a tus tarjetas.

• Más: si pinchas esta opción, verás algunos ajustes adicionales, como cambiar la configuración del tablero, acceder a listas y tarjetas archivadas, crear copias de un tablero o cerrar y eliminar un tablero que ya no vas a utilizar más.

• Actividad: aquí verás una vista cronológica de los cambios que se han ido produciendo en el tablero.

5 trucos para usar Trello como un Pro

Aunque Trello tenga una interfaz muy sencilla y sus funciones básicas sean muy intuitivas, no creas que todo el misterio de esta herramienta termina aquí.

Trello cuenta con una serie de opciones muy interesantes para agilizar la edición de tarjetas, adjuntar archivos o el cambio de un tablero a otro. Te cuento 3 que son especialmente útiles.

Atajos de teclado

Trello incluye atajos de teclado que te permiten hacer cualquier cosa en una tarjeta, desde archivarla a moverla o cambiarle la etiqueta con solo tocar una tecla.

Aunque en esta página puedes consultar todos los accesos directos, cuando estés dentro de un tablero, con solo pulsar el signo de cierre de interrogación (?) se abrirá dentro de Trello dicha página.

Por ejemplo, al pulsar la letra «b», se abre la lista de todos tus tableros, por lo que puedes navegar por ellos más rápido. Para moverte por este menú, utiliza las flechas arriba y abajo.

Si quieres abrir el menú de filtro de tarjetas para hacer una búsqueda, basta con pulsar la letra «f».

Y para añadir o quitar una etiqueta de una tarjeta, solo hay que pulsar la letra «l». Se abrirá una ventana emergente con las etiquetas disponibles y podrás elegirlas manualmente o a través de un código numérico. Así, el número 1 afecta al color verde, el 2 al amarillo…

Doble clic para crear nuevas listas

Trello es lo suficientemente «inteligente» como para saber que si haces doble clic en el espacio que hay entre una lista y otra es porque quieres insertar en ellas una nueva lista. Así que no hace falta crearla y posteriormente moverla. No es que se tarde mucho, pero desde luego con este truco la acción será más rápida.

Arrastras, soltar y pegar archivos adjuntos

Además de adjuntar archivos como hemos visto antes, Trello permite hacer 3 cosas muy interesantes:

• Arrastrar y soltar varios archivos seleccionados en tu escritorio y adjuntarlos en una tarjeta de una sola vez.
• Arrastrar una imagen desde otra web a una tarjeta: solo tienes que hacer clic en la imagen, mantener el ratón pulsado y llevarla a la tarjeta que quieras en Trello.
• Pegar imágenes en tarjetas: basta con seleccionar la opción «copiar imagen», ir a la tarjeta de Trello que quieras y utilizar el comando «Control + v».

Habilita el calendario

En la opción de Power-Ups, puedes habilitar la opción de calendario y se mostrará en la parte superior derecha, junto al menú.

El calendario te permite ver de forma semanal o mensual el vencimiento de las tareas de un solo vistazo.

Si organizas tu agenda diaria con Trello, este calendario te resultará especialmente útil. Prúebalo y me cuentas. 😉

Tableros marcados

Organiza los tableros más importantes en el lugar más visible haciendo clic en el icono con forma de estrella que está situado junto al título de cada tablero, ya sea dentro del tablero o en página principal de tableros.

Los tableros marcados se pueden arrastrar y soltar para colocarlos donde tú prefieras.

Por qué me gusta Trello frente a otras aplicaciones de gestión y organización

Trello no es la única herramienta de gestión y organización que existe en el mercado. Hay otras como Kanban Flow o Asana (por nombrar las más conocidas), pero para mí, Trello tiene algo especial. ¿Por qué es mi favorita? Por varios motivos; sobre todo por estos:

• Es MUY sencilla de usar: se basa en un sistema de arrastrar y soltar, por lo que puedes cambiar la información de lugar, editarla con un una facilidad pasmosa y la curva de aprendizaje es mínima.
• Buena compatibilidad: Trello funciona bien tanto desde PC como desde dispositivos móviles y en cualquier navegador, por lo que puedes consultar el contenido siempre que quieras estés donde estés y con una vista muy cómoda.
• Colaboración en equipo simplificada: puedes invitar a terceras personas e interactuar con ellas en tiempo real y mantener conversaciones, por lo que se convierte en una herramienta colaborativa muy interesante para trabajar en equipo muy fácilmente.
• Permite integrarla con muchas otras aplicaciones: para mejorar aún más la productividad durante el trabajo y la gestión de tus proyectos.

Como ves, Trello es una extraordinaria herramienta para mejorar la organización de tu negocio y de cualquier proyecto que quieras llevar a cabo. Después de haber probado otras aplicaciones similares, me quedo con Trello por su sencillez y versatilidad, así que te recomiendo que la incorpores a tu rutina desde hoy.

Y ahora, cuéntame, ¿sobre qué será el primer tablero que abras en Trello? ¿Ya lo usas en tu negocio? Te escucho en los comentarios.