Delegar tareas y formar equipo es algo imprescindible en todo proyecto emprendedor.
Sin embargo, los emprendedores solemos ser bastante reacios a dejar en manos de terceros las tareas que tienen que ver con nuestro negocio.
Por miedo a que no queden las cosas bien, por desconfianza o por desconocimiento, el caso es que más que emprendedores, somos personas-orquesta y llega un momento en el que sentimos que luchamos contra el reloj, nos faltan las horas y sacrificamos cada vez más horas de nuestra vida personal.
Y, sin darnos cuenta, caemos en una curiosa paradoja: empezamos un negocio propio porque queremos conseguir libertad y el estilo de vida que soñamos, pero nos convertimos en esclavos de nuestra propia creación.
¿Te suena de algo esta situación?
Si eres como el 99% de los emprendedores, seguro que conoces bien esa sensación de estrés, agobio y no dar abasto.
Lo peor es que no te das cuenta de que no delegar y seguir cargando tú solo con todas las tareas te está frenando.
Dicho de otro modo: tú mismo estás impidiendo el crecimiento de tu negocio.
Y como quiero ayudarte a conseguir tus objetivos y que construyas un negocio rentable a largo plazo, en este post voy a contarte todo lo que necesitas saber sobre el arte de delegar.
Cuando termines de leer, sabrás de qué tareas deberías libertarte y cómo delegar de forma eficaz.
¿Quieres recuperar tiempo y disfrutar más de tu negocio?
¡Pues empecemos!
Por qué necesitas delegar para hacer crecer tu negocio
Cuando Hormigas en la Nube recaía al 100% sobre mis hombros, creía que delegar era algo de grandes empresas o de negocios que tenían un volumen de facturación que a mí me quedaba muy lejos.
Sin embargo, con el tiempo me di cuenta del tremendo error que había cometido y fui consciente de que sin un equipo sería imposible conseguir el nivel de ingresos que me había propuesto y no podría cumplir los objetivos que quería alcanzar.
Aunque no son los únicos, estos son los 5 motivos por los que te recomido empezar a delegar:
1. Aumenta tu facturación
Es imposible estar pendiente de todos los detalles de tu negocio y al mismo tiempo administrar de forma eficaz tu negocio.
Tu tiempo tiene un precio, así que cada hora que inviertes en una tarea para la que no eres indispensable, estás perdiendo dinero.
Sí, aunque te suene raro, en el momento en el que dejas de encargarte tú de todo, empiezas a facturar más. No es magia; es gestión inteligente. 🙂
2. Mejora tu calidad de vida
Para mí fue alucinante. Cuando empecé a crear equipo, se redujo el estrés y el agobio de forma inmediata.
Así que delegar es una forma de mejorar tu calidad de vida y acercarte al estilo de vida que tú quieres como emprendedor.
3. Ganas tiempo
Cuando dejas de encargarte de todo, recuperas varias horas a la semana que puede dedicar a darle forma a las ideas que no has desarrollado aún por falta de tiempo, a hacer deporte, apuntarte a algún curso o pasar más tiempo con tu familia.
En definitiva: ahorras tiempo por un lado y lo ganas para ti.
4. Avanzas más y más rápido
El tiempo que ganas al delegar te permite enfocarte en las tareas estratégicas que se traducen en verdaderos resultados.
Además, al delegar, te liberas de la sobrecarga de trabajo y mejora la ejecución de los encargos de los clientes.
5. Aumenta tu productividad
Cuando inviertes esfuerzo en las tareas que de verdad generan resultados, te vuelves más productivo y consigues tus objetivos con menos esfuerzo.
Es decir, consigues más en menos tiempo. Y eso es ser productivo.
Qué áreas delegar
Ahora que has tomado conciencia de la importancia de formar equipo, es posible que te estés preguntando qué puedes o debes delegar.
Pues bien, lo primerísimo que tienes que hacer es medir el tiempo que inviertes cada día en cada tarea de tu negocio.
Si no lo haces ya, te recomiendo que empieces a usar algún medidor de tiempo, como Toggl, para saber en qué inviertes cada hora. De este modo, sabrás con certeza el tiempo que pasas gestionando las redes sociales, redactando posts para el blog, atendiendo el email, trabajando para clientes, solucionando incidencias de la web o gestionando la parte administrativa y contable, por ejemplo.
De forma paralela, haz una lista con todas las actividades que realizas y anota cuáles son decisivas y solo tú puedes asumir y cuáles pueden desempeñar otras personas.
En función de los resultados de tu medición de tiempo y de tu lista, podrás tomar tu decisión.
Grosso modo, puedes delegar las tareas que no dominas, no te gustan, te ocupan mucho tiempo o alguien puede resolver de forma más eficaz que tú.
5 áreas para las que te recomiendo formar equipo
Cada negocio tiene sus particularidades, pero hay tareas que son comunes en todos los proyectos digitales, para las que tu presencia no es indispensable y de las que te puedes liberar desde hoy para dedicar esfuerzos en otros aspectos más importantes de tu negocio.
Gestión y contabilidad
Como cabeza de tu negocio debes estar al tanto de la situación financiera, pero es una gran pérdida de tiempo que tú te encargues del papeleo con Hacienda.
Contrata una buena gestoría que se encargue de tus impuestos y demás rollos burocráticos.
Atención al cliente y gestión de redes sociales
Si la atención al cliente por email y la actualización de las redes sociales te consume mucho tiempo, piensa en delegar e incorporar a tu equipo un asistente virtual. Además de mantener al día las cuestiones administrativas, te liberará del correo y (dependiendo del perfil que elijas) de las redes sociales.
Creación de contenidos
A menos que alimentes tu blog con vídeos, plantéate contar con un redactor que se encargue de crear los contenidos y la newsletter para tus suscriptores. Ni te imaginas el ahorro de tiempo que supone.
Diseño
Si no eres diseñador, te recomiendo dejar de gastar tiempo en labores de diseño y contrates a un profesional. Lo hará en menos tiempo que tú y el resultado seguro que cumple tus expectativas.
Mantenimiento técnico de la web
Si algo sé por la temática de mi propio negocio es que la parte técnica consume mucho tiempo.
¿Crees que es necesario invertir varias horas en configurar tal o cual herramienta o solucionar un problema repentino en tu web?
Confía en un profesional al que delegar todas las tareas técnicas y tú puedas centrarte en las áreas estratégicas de tu negocio.
No todo es delegable
Aunque te he dicho que delegar es esencial para hacer crecer tu negocio, es cierto que no todo puedes ponerlo en manos de terceros.
Hay tareas y acciones que solo tú puedes y debes hacer. Por ejemplo:
- Análisis financiero: que cuentes con un asistente virtual y con una gestoría no quiere decir que puedas desentenderte de los números. De hecho, te recomiendo bloquear unas horas fijas cada cierto tiempo para dedicarlas al análisis de las finanzas y la toma de decisiones.
- Estrategia de negocio: las acciones de planificación y diseño de nuevas estrategias deben recaer sobre tus hombros. Puedes pedir opinión a tu equipo, pero eres tú quien debe marcar el rumbo de tu negocio y la captación de nuevos clientes.
- Desarrollo de nuevos servicios o productos: identificar nuevas vías de ingresos y posibles soluciones que ofrecer a tus clientes para completar tu cartera de servicios y productos.
- Networking: nadie puede sustituirte a la hora de establecer alianzas profesionales y hacer networking efectivo para aumentar el impacto de tu negocio.
Cómo delegar de forma efectiva y empezar a formar equipo
Una vez que te has convencido de la necesidad de delegar para que tu negocio crezca, llega el momento de hacerlo realidad.
Así que para ayudarte a dar tus primeros pasos, toma nota de estas recomendaciones:
1. Cambia el chip y pierde el miedo a delegar
Si crees que solo hay una forma de hacer las cosas bien, nunca serás capaz de delegar de forma efectiva.
No hay una única manera de ejecutar una tarea. Así que el primer paso para delegar es mentalizarte de que tu forma de hacer las cosas es tu forma, pero no es la única. Incluso puede que ni siquiera sea la mejor.
Hay áreas en las que tú eres imprescindible (desarrollo de estrategias o de nuevas vías de negocio, por ejemplo), pero no en todas, así que relájate y confía en la capacidad de otros profesionales para conseguir unos resultados tan buenos (o mejores) que los tuyos.
2. Da libertad a tus colaboradores
Esto está muy relacionado con el punto anterior. Cuando empiezas a delegar, la tendencia es centrarte en conseguir tu mismo estilo. Es un error.
Si de verdad quieres que otra persona asuma una nueva responsabilidad, es necesario que le concedas cierta libertad y autonomía.
Deja que tu equipo haga las cosas a su manera, dentro de los límites y las pautas que tú marques y siempre que se cumplan los objetivos que tú persigues.
3. Documenta tus procesos
Una de las razones más habituales para no delegar es la pereza que da explicar cómo hacer algo concreto a otra persona.
“Con lo que tardo en explicarlo, mejor lo hago yo directamente es más rápido”.
Para evitar caer en esto, lo mejor es que te acostumbres a crear procesos.
Un proceso no es otra cosa que un documento en el que explicas paso a paso cómo realizar cada tarea recurrente de tu negocio, ya sea con vídeo, fotos, texto o una combinación de todos ellos.
Por ejemplo, puedes crear procesos específicos para:
- Atención al cliente.
- Administración y control bancario.
- Creación de artículos del blog.
- Desarrollo de un servicio.
Piensa en todas las tareas que realizas de forma habitual en cada área de tu negocio y registra el método de principio a fin. De este modo, cuando delegues, en lugar de perder tiempo explicando cómo hacer algo, remites a la persona que se encargará de ello al documento del proceso y sabrá cómo abordarlo sin lugar a dudas.
4. Automatiza
Delegar no solo consiste en contratar los servicios de otras personas. Delegar también es dejar de hacer tú lo que puede hacer una herramienta por ti.
Así que piensa en las actividades que puedes automatizar y aprovecha los beneficios de las nuevas tecnologías.
5. Monitoriza
Formar equipo y delegar tareas no significa que tú te desentiendas del todo de esas áreas de tu negocio.
Debes asegurarte de que cada cosa se hace correctamente y siguiendo el método de trabajo que has establecido.
Herramientas para facilitar la comunicación en equipo
Llegados a este punto, te has convencido de la importancia de delegar y de formar equipo.
Pero te encuentras con un nuevo obstáculo: ¿cómo gestionas a tus colaboradores? ¿Cómo mantienes con ellos una comunicación fluida para que todos trabajéis de la forma más eficaz posible?
Por suerte, existen muchas herramientas que te permiten crear un entorno de trabajo similar a una oficina virtual.
Trello
Trello es ideal para gestionar tu calendario editorial o encargos asignados a tus colaboradores.
De una forma muy visual, puedes organizar a tu equipo e incluso intercambiar comentarios de cada tarea.
Una vez que empiezas a usarla, Trello se convierte en una herramienta de cabecera esencial en tu día a día, así que si quieres descubrir cómo sacarle partido, aquí te dejo un recurso:
Trello: la herramienta para simplificar la gestión y organización de tus proyectos y de tu negocio
Kanban Flow
Kanban Flow es un gestor de tareas similar a Trello, que te permite asignar tareas a diferentes miembros de tu equipo y controlar de forma muy intuitiva el estado en el que se encuentra cada una de ellas.
Una de las ventajas de Kanban es que incluye temporizador, por lo que es posible medir el tiempo que lleva cada acción sin necesidad de usar Toggl de forma paralela.
Google Drive y Dropbox
Para trabajar en la nube y poder compartir documentos de forma ágil, puedes usar Google Drive o Dropbox.
Personalmente, me gusta más Drive por 2 motivos:
- Ofrece más espacio de almacenamiento gratuito.
- Permite la edición de documentos por varias personas de forma simultánea sin crear conflictos de copias.
Slack
Uno de los mayores errores que puedes cometer a la hora de formar equipo es mantener comunicación con tus colaboradores a través de email.
Para centralizar las conversaciones y poder hablar con todos tus colaboradores a la vez, Slack es la herramienta perfecta.
Notion
¿Recuerdas que antes te comenté la importancia de crear procesos?
Pues Notion será tu aliada ideal para documentar y registrar todos tus procedimientos.
Aunque tiene una versión de pago, la gratuita es más que suficiente para empezar.
Si quieres saber las herramientas que yo mismo uso para organizar al equipo de Hormigas en la Nube, aquí te lo cuento con detalle:
¿Te sientes preparado para delegar?
Delegar puede parecerte todo un arte si es la primera vez que te enfrentas al reto de crear equipo. O puede que te cueste tomar la decisión porque lo veas como un gasto.
Sin embargo, cuando delegas, te das cuenta de que rodearte de profesionales con talento es la mejor inversión que puedes hacer en tu negocio para hacerlo crecer.
Y como sé que las cuestiones técnicas de la web causan mil y un dolores de cabeza entre los emprendedores, si quieres liberarte de esa parte y recuperar varias horas a la semana, echa un vistazo a mi servicio Soporte Sherpa.
Ahora te toca: ¿delegas algo en tu negocio? ¿Qué área vas a delegar en primer lugar? ¿Cuál es tu principal miedo u objeción para delegar? Te espero en los comentarios (por cierto, los respondo yo personalmente. Esto no lo delego) 😉
