Si trabajas, o has trabajado, con colaboradores en tu negocio digital y te comunicas con ellos a través de correo electrónico, ya habrás comprobado lo ineficaz y poco fluida que puede resultar esta vía.
El email es una herramienta indispensable, desde luego. Sin embargo, para hablar cada día con tu equipo, coordinar acciones, revisar proyectos o discutir opciones… el correo electrónico ayuda más bien poco.
Y estarás de acuerdo conmigo en que una comunicación fluida entre todos los miembros de un equipo es clave para el buen funcionamiento de un negocio. Más cuando cada uno está en un lugar geográfico diferente y no existe la posibilidad de hablar cara a cara.
¿Existe alguna alternativa al email para la comunicación entre equipos de trabajo remotos?
Por suerte, ahora hay muchas opciones para evitar el uso del correo electrónico en ambientes de trabajo, opciones mucho más ágiles. Y no me refiero a un grupo de Facebook o al Messenger.
Tampoco a WhatsApp.
Estoy hablando de Slack, una aplicación que nació en 2014 que se usa tanto en empresas como entre grupos de personas que trabajan en remoto.
Incluso empieza a ser una opción para dar soporte en cursos online e infoproductos.
Yo la utilizo a diario con los miembros del equipo de Hormigas en la Nube. Me ayuda a ahorrar tiempo, las comunicaciones están centralizadas y trabajamos de forma más productiva.
Para mí, se ha convertido en un recurso imprescindible. Así que si no la conoces, sigue leyendo, porque he preparado un tutorial de Slack que te va a ayudar a dominar esta gran herramienta.
Cómo comenzar a trabajar con Slack
Como es lógico, este tutorial de Slack comienza con visitar la web de esta aplicación.
Una vez dentro del sitio, tendrás que elegir el plan.
Como verás, Slack ofrece 2 grandes opciones: Slack para equipos y Entreprise Grid de Slack.
La segunda opción es más compleja y orientada a grandes empresas. Los emprendedores o pequeñas empresas tenemos más que suficiente con la opción de Slack para equipos.
Al pinchar, veremos que Slack para equipos tiene, a su vez, 3 planes: Gratis, Estándar y Plus.
Los dos últimos son de pago y el plan gratuito se caracteriza por lo siguiente:
- 10.000 de los mensajes más recientes de tu equipo.
- 10 integraciones personalizadas o de terceros.
- 5 GB en total de almacenamiento de archivos.
Si eres emprendedor y trabajas solo, o tu empresa es pequeña, te digo por experiencia que con el plan gratis tienes suficiente.
Cómo crear un espacio de trabajo en Slack
Para comenzar a trabajar en Slack tienes 2 opciones: crear tu propio espacio de trabajo o participar en uno ya existente.
Un espacio de trabajo es el lugar donde se desarrollará la comunicación con tus colaboradores.
Si sigues en la página web de Slack, verás que en en el menú superior tienes opción de crear tu propio espacio de trabajo. Para ello debe seguir los siguientes pasos:
- Escribe tu dirección de correo electrónico.
- Recibirás a tu correo un código de 6 dígitos que debes rellenar.
- Te pedirán tu nombre y la contraseña. Después podrás dar nombre a tu espacio de trabajo.
Una vez esté creado tu espacio de trabajo, podrás invitar a otros usuarios.
Solo los propietarios pueden invitar a participar en un espacio de trabajo, aunque existe la opción de permitir que otras personas puedan invitar a participar.
Imagina el espacio de trabajo como una oficina. Y ahora imagina las distintas áreas que puede haber. Pues bien, esas áreas son los canales en el espacio de trabajo de Slack.
Por ejemplo, en mi caso, los canales son «general» (donde hablamos de temas generales todos los miembros de Hormigas en la Nube), soporte (donde coordinamos acciones del servicio de Soporte Sherpa) y hasta tenemos coffemachine (para hablar de cosas que no tienen nada que ver con trabajo).
Los canales pueden ser públicos o privados. Los públicos serán visibles para todos los miembros del espacio de trabajo, mientras que en los privados solo participarán las personas que tú elijas.
Luego hablaremos más sobre los canales en este tutorial de Slack.
Cómo participar en un espacio de trabajo ya existente
Como acabo de comentar, en este caso el acceso a Slack será con invitación y deberás tener también un nombre de usuario y una contraseña (que pueden los mismos que en tu propio espacio de trabajo).
Una vez que te invitan y entras, ya puedes empezar a utilizar Slack y hablar con el resto de personas.
Por cierto, aunque a esta herramienta se puede acceder mediante la página web, si la usas todos los días es preferible que te descargues la aplicación para escritorio.
También la tienes disponible para teléfonos móviles, iOS o Android.
Y ahora, veamos qué puedes hacer y cómo una vez que estás dentro de la aplicación.
Tutorial de Slack: cómo mandar mensajes
Una vez que abres Slack, encontrarás una interfaz en la que en la parte izquierda verás:
- Tu nombre junto con el nombre del espacio de trabajo.
- La lista de canales a los que tienes acceso.
- Las personas a las que has enviado mensajes directos.
En la parte derecha de la interfaz, que es la más grande, se encuentra el área donde tienen lugar las conversaciones. Y, en la parte de abajo, verás es espacio donde puedes escribir tus propios mensajes.
Te dejo una captura de la zona de escritura de mensajes.
Cuando escribes tus mensajes, puedes añadir emoticonos, como ves en el símbolo y también mencionar a algún usuario.
Para enviar un mensaje, basta con elegir el canal o la persona a la que quieres escribir, situar el cursor del ratón en el campo de redactar, escribir tu mensaje y pulsar Enter.
Fácil, ¿verdad?
Ahora, si te fijas, a la izquierda de los mensajes hay un signo +. Si lo despliegas, aparece lo siguiente:
¿Qué son estas 5 opciones?
Pues funcionalidades tan útiles como:
- Añadir un archivo desde tu ordenador.
- Añadir un archivo desde Google Drive.
- Crea una nota.
- Crear un archivo de Google Docs.
- Crear un extracto de código o texto.
Modificar tu estado y ajustes en Slack
Seguimos con el tutorial de Slack y pasamos ahora a la zona izquierda de la pantalla.
En la parte superior verás el nombre del espacio de trabajo y tu nombre de usuario. Pues bien, haciendo clic en tu nombre tienes las opciones de personalización. Dichas opciones son las que verás en la siguiente imagen.
Ahora vamos a repasarlas una por una.
- Establecer tu estado: tienes varias posibilidades como “en una reunión”, “de vacaciones” y algunas más.
- Perfil y cuenta: aquí pondrás tu nombre, teléfono, estado, a qué te dedicas, tu usuario de Skype y tu zona horaria. Como ves, no es importarte completar todos los apartados. Si no quieres escribir tu número de teléfono y tu Skype, no pasa nada. También aquí podrás subir una foto. Esto sí es más importante que lo hagas para identificarte.
- Cambiar a ausente: opción interesante si no quieres recibir notificaciones y trabajar más concentrado durante unas horas, por ejemplo.
- Ayuda y comentarios: aquí podrás buscar en los archivos de ayuda de Slack.
En el apartado de preferencias puedes configurar una gran cantidad de variables:
- Aplicación para Windows.
- Idioma y región.
- Mensajes y medios.
- Barra lateral.
- Búsqueda.
- Marcar como leído.
De entre todas estas opciones te aconsejo que prestes especial atención a configurar las notificaciones.
Configura a tu gusto las notificaciones de Slack
A la hora de aprender a usar Slack es fundamental saber que puedes elegir cómo recibir las notificaciones: siempre, solo cuando se te mencione, cuando se escriba alguna palabra clave que tú has especificado… o bien no recibir ninguna notificación.
También puedes activar la opción de no recibir notificaciones dentro de una franja horaria determinada. Esto te será muy útil si tienes Slack en el teléfono móvil y quieres evitar el peligro de que te despierte algún mensaje mientras duermes o para respetar tus horas de no-trabajo.
Podrás además escoger:
- Recibir o no notificaciones sonoras cuando llegan los mensajes.
- Si quieres que se te envíen las notificaciones por email.
- Cuándo quieres que se envíen las notificaciones a tus dispositivos móviles en caso de estar ausente.
Y, por si fuera poco, Slack también te permite configurar notificaciones específicas para cada canal.
Trabajar con los canales de Slack
Continuamos con el tutorial de Slack y nos vamos a detener ahora en cómo trabajar con los canales, uno de los puntos más importantes.
Justo al lado de la palabra “Canales” hay un signo +. Aquí pincharás en caso de que quieras crear un canal e invitar a participar allí a los usuarios del espacio de trabajo.
Normalmente, una vez que te invitan a participar a un espacio de trabajo, tendrás ya varios canales creados. Esta es una de las opciones más potentes de Slack, pues ayuda a separar los diferentes temas que quieren tratarse, lo cual sirve para mejorar la productividad.
Para mandar un mensaje a un determinado canal no tienes más que pinchar allí. Entonces verás los mensajes enviados a ese canal y tú podrás enviar el tuyo.
Los mensajes directos: la comunicación privada en Slack
Otro apartado importante en esta columna izquierda es el de los mensajes directos.
Estos se utilizan para comunicarse de forma privada con cada persona. Es decir, a diferencia de las conversaciones en los canales, visibles para todos los miembros, los mensajes directos son comunicación 1 a 1.
Cuando ya has enviado mensajes directos, tendrás una lista de las últimas 10 personas con las que te has comunicado, por lo que podrás acceder a ellos de forma más rápida.
Si nunca has mandado ningún mensaje directo o bien la persona con quien te quieres comunicar no está visible en tu lista, tienes que hacer clic en el signo + que tienes junto a la frase “Mensajes directos”.
Allí ya puedes escoger a la persona o personas con quien quieres iniciar una conversación en privado.
Integración de aplicaciones en Slack
Por último tienes el apartado de “Aplicaciones”, debajo de los mensajes directos.
Este apartado no tendrá nada a menos que lo configures. Haciendo clic en “Aplicaciones” te saldrá la siguiente pantalla.
Como ves, desde Slack puedes acceder a algunas aplicaciones. Aquí puedes acceder a:
- Dropbox
- Google Drive
- Simple Poll
- Appear.in
- ThriveCart
- Wdgets for IOS
- Salck Deletron
Si de verdad quieres que Slack se integre con estas herramientas tienes que instalarlas. Para ello, haz scroll en la barra derecha de la pantalla y verás las distintas opciones para instalar las que te interesen.
Aquí es donde entra la gracia de las opciones de pago, ya que permiten un mayor número de integraciones que la versión gratuita.
No obstante, sigo defendiendo que la opción gratis es suficiente. 😉
Opciones de búsqueda y ajustes
En el último apartado del tutorial de Slack vamos a revisar las opciones de la parte superior de la zona correspondiente a la escritura e mensajes.
A la izquierda del todo hay un teléfono (una opción desactivada para la versión gratuita de Slack que permite realizar llamadas en los canales). A su derecha, está el símbolo información sobre el canal.
Y, a continuación, aparece el símbolo del engranaje, donde están los ajustes del canal.
En el cajetín de búsqueda puedes poner la palabra que quieras para buscar algo concreto en los mensajes y también en los documentos que se han subido.
El símbolo @ es para mostrar actividad. La estrella sirve para distinguir los mensajes que has marcado como favoritos y el símbolo de los 3 puntos en vertical te muestra:
- Los archivos que tú has subido.
- Todos los archivos.
- Directorio del espacio de trabajo.
- Ayudas.
- Novedades.
- Descargas.
- Atajos del teclado.
Y con esta información, ya tienes el tutorial de Slack básico que necesitas para lanzarte a usar esta aplicación.
Cuando la pruebes, verás que es muy intuitiva y en poco más de 20 minutos la conocerás mejor que la palma de tu mano. 😉
¿Todavía no trabajas con Slack?
Si aún no has probado Slack, ya estás tardando en conocer y aprovechar todas sus ventajas. Te aseguro que si lo pruebas vas a ver cambios muy positivos en el día a día con tus colaboradores.
¿Te ha servido este tutorial de Slack? Cuéntame tus impresiones en los comentarios. Y si ya estás usando Slack, puedes también comentar tu experiencia con esta herramienta. ¡Te espero!
