[VÍDEOTUTORIAL] Cómo adaptar los formularios de contacto de la web al RGPD

El 25 de mayo está a la vuelta de la esquina. Para esa fecha debemos tener la web 100% adaptada al nuevo reglamento de protección de datos (la famosa ley europea RGPD), así que vamos a continuar con la serie de tutoriales para facilitarte el trabajo y en esta ocasión vamos a ver cómo adaptar los formularios de contacto al RGPD.

Pero antes de comenzar con el tutorial, voy a detenerme en algo importante que muchos emprendedores a veces olvidan:

El formulario de contacto NO es un formulario de suscripción.

Cuando alguien rellena tu formulario de contacto, lo hace porque tiene interés en preguntarte algo concreto y quiere ponerse en contacto contigo para recibir una información concreta y puntual (consultar una duda, pedirte un presupuesto, proponerte una colaboración…).

Y que se quieran poner en contacto contigo no significa que quieran ser tus suscriptores.

Así que si los vas a suscribir en una lista de correo, deberías añadir al formulario un checkbox específico de obligatoria aceptación e informarles de que al enviar el formulario serán incluidos en tu lista.

Pero ojo, porque esto puede reducir la tasa de conversión del formulario y hacer que recibas menos propuestas de potenciales clientes interesados en tus servicios. Es normal, porque solo quieren saber una información concreta para colaborar contigo o contratarte y no tienen ningún interés en recibir tu newsletter.

Así que repite conmigo y grábate esta frase a fuego:

El formulario de contacto no es un formulario de suscripción, no tiene el mismo objetivo y no deberías tratarlos igual.

Dicho esto, hagamos otra aclaración.

¿Qué pasa si en tu página de contacto, además del formulario de contacto, tienes puesto tu email para que te escriban directamente?

En este caso, no estás incumpliendo el RGPD por no autorizarte expresamente a hacer uso de sus datos.

En realidad, aquí entramos en una zona un poco gris y, aunque en principio la Agencia de Protección de Datos no podría sancionarte, si sustituyes tu email por un formulario de contacto, es mucho mejor.

¿Por qué?

Por 2 razones:

  • Recibes menos spam: aunque no te protegen contra el spam al 100%, los formularios de contacto actúan como una especie de filtro para los spammers.
  • Facilitas ponerse en contacto contigo: si reduces los pasos necesarios para escribirte, aumentará el número de personas que lo hagan.

Ahora, con estas 2 aclaraciones sobre la mesa, nos metemos de lleno en la adecuación al RGPD para ver paso a paso cómo adaptar los formularios de contacto de la web a la ley de protección de datos europea.

¿Vamos a ello?

Qué necesitas para adaptar los formularios de contacto al RGPD

Para adaptar tus formularios de contacto a los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos necesitas 2 cosas:

  1. Añadir el checkbox de confirmación (o una pregunta Sí/No, que no esté preseleccionada) que debe aceptarse o no se puede enviar el formulario.
  2. La coletilla legal: según la RGPD, es donde explicas destinatarios, usos legales, tratamiento de los datos…

Y además de esto, deberías empezar a tener en cuenta otro aspecto importante de la RGPD.

En todos tus emails, en absolutamente todos, es necesario añadir otra coletilla legal, que puede ir al pie del email (tras la firma) y debe ser legible al 100%.

Cuando digo todos, me refiero a TODOS los emails que envíes:

  • Cada email que envíes desde tu cliente de correo.
  • Las respuestas automáticas que se envían tras rellenar un formulario de contacto.
  • Las respuestas automáticas de «hemos recibido tu email y en breve te responderemos».
  • Cada newsletter que envíes desde tu sistema de email marketing.
  • Cada email de los automatismos de tu sistema de email.

Como ves, todo.

Bien, pero ¿de dónde sacas las coletillas legales que necesitas?

En este caso tienes 2 opciones: o bien te las habrá facilitado tu abogado o experto en RGPD con el que estés trabajando para adaptar la web a la ley de protección de datos, o bien la puedes sacar de la app de LEXblogger.

Y ahora que tenemos listas nuestras coletillas legales, vamos a ver cómo adaptar los formularios de contacto al RGPD hechos con los plugins de formularios de contacto más populares.

Cómo adaptar los formularios de contacto al RGPD de WP Forms Lite, Gravity y Contact Form 7

Una cosa es conocer los requisitos de la ley y otra diferente llevarlos a la práctica en nuestra web profesional. Así que he preparado varios videotutoriales para que adaptar tus formularios de contacto a la ley de protección de datos sea rápido y sencillo.

Y en concreto, he elegido los 3 plugins más usados para este tipo de formularios: WP Forms Lite, Gravity y Contact Form 7.

Si utilizas un plugin diferente para los formularios de contacto de tu web y no sabes cómo adaptarlos al RGPD, dime en los comentarios del post cuál usas e intentamos preparar un tutorial.

Tutorial para adaptar al RGPD los formularios de contacto WPForms Lite (válido también para WPForms Pro)

Una vez que creas el formulario con WPForms Lite y traduces los campos que van a rellenar los usuarios que quieran enviar el formulario, faltan 2 cosas:

  • El checkbox donde nos tienen que confirmar y aceptar que han leído la política de privacidad.
  • La coletilla legal.

Cómo crear el checkbox de consentimiento

Para añadir el checkbox, vamos a añadir un campo, que será el de «checkboxes».

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Especificamos el campo privacidad, eliminamos la opciones que no nos interesan y dejamos solo la relativa a «He leído y acepto la política de privacidad».

Y debemos marcarlo como campo requerido, porque es obligatorio que lo marquen si quieren enviar el formulario.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Seguramente habrás visto en muchas webs que este campo lleva un enlace a la política de privacidad. No es obligatorio hacerlo de este modo.

El enlace a la política de privacidad puede estar en el texto legal que añadamos abajo. Lo importante es cumplir con la doble capa de información: es decir, en el formulario debe haber una primera capa de información que es la coletilla legal que vamos a agregar y debe haber un enlace con la información más completa (la página de política de privacidad).

En las opciones avanzadas del plugin WPForms Lite, puedes darle un poco de formato.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Cómo añadir la coletilla legal

Y por último, para terminar de adaptar los formularios de contacto al RGPD, nos faltaría añadir el texto de la coletilla legal.

Para ello,tendríamos que añadir una etiqueta HTML, pero al estar utilizando la versión Lite no nos deja seleccionarla.

¿Qué opciones tienes si estás usando la versión Lite de WPForms?

Lo más sencillo es usar el campo de la descripción.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Como tendrás que añadir el texto en código HTML, te recomiendo coger el texto de la coletilla legal que te da LEXBlogger o tu abogado, copiarla en una página en WordPress, darle el formato que quieras, copiarlo en HTML y pegarlo en el campo de descripción de WPForms.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Con esto, ya tendríamos lista la coletilla legal que necesitamos para adaptar los formularios de contacto de WPForms al RGPD.

Otra opción sería no añadirlo en el campo de descripción y ponerlo en la página de contacto directamente como texto normal. Y el resultado es igual de bueno y válido:

adaptar los formularios de contacto al rgpd con wpforms lite

Si quieres que el texto se vea un poco más pequeño que el resto de texto de la página, utiliza la etiqueta <small></small>

Personalmente, prefiero la opción de la caja de descripción, pero puedes elegir cualquiera de las 2 y estarás cumpliendo los requisitos de la ley de protección de datos, que es de lo que se trata. 🙂

¿Falta algún paso más?

Es recomendable editar todas las traducciones. En las notificaciones que se envía al usuario, no olvides incluir la coletilla al final del correo electrónico.

Y aquí te dejo el vídeotutorial completo para adaptar formularios de contacto con WPForms Lite:

Tutorial para adaptar al RGPD los formularios de contacto hechos con Gravity

Vamos a ver ahora cómo crear formularios de contacto con el plugin Gravity y tenerlos adaptados a los requisitos del reglamento europeo de protección de datos (RGPD).

El primer paso es crear un nuevo formulario de contacto y añadir los campos (nombre, email y el contenido del mensaje, por ejemplo).

Cuando hemos completado esta parte, nos faltan 2 cosas fundamentales para que nuestro formulario sea legal de acuerdo con la ley:

  • El checkbox donde expresan de forma explícita el consentimiento.
  • Texto legal.

Pasos para crear el checkbox del formulario hecho con Gravity

Para crear el checkbox de consentimiento, puedes utilizar el campo «Casillas» y personalizar la información de los campos.

Después de definir la etiqueta del campo, eliminar las opciones que no necesitas y quedarte solo con la que denominas «He leído y acepto la política de privacidad».

Recuerda que no es obligatorio añadir aquí el enlace a la página de la política de privacidad. Sí debes hacerlo en la segunda capa de información, por lo que ese link lo puedes insertar en el texto de la coletilla legal.

Lo que sí es imprescindible es marcar ese campo como obligatorio, para que los usuarios tengan que seleccionar el checkbox de consentimiento para que el formulario se envíe.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con gravity forms

Hecho esto, solo nos falta añadir la coletilla legal debajo del formulario. Te cuento cómo hacerlo.

Añadir la coletilla legal al formulario de contacto de Gravity

Para ello, vamos a insertar un campo de HTML.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con gravity forms

Para que esto quede bien visualmente, lo ideal es saber HTML. Pero no todo el mundo tiene estos conocimientos. Si es tu caso, tranquilo, killo, que hay solución. 😉

Solo tienes que copiar el texto legal que te haya dado LEXBlogger o tu abogado, pegarlo en una página en WordPress, darle formato y añadir los enlaces que quieras (uno de ellos, a la página de la política de privacidad).

Cuando lo tenemos listo, hacemos clic en la pestaña de HTML, seleccionamos el texto, lo copiamos y lo pegamos en el campo de contenido del formulario de Gravity que queremos adaptar al RGPD.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con gravity forms

De esta forma, sin saber código HTML podemos insertarlo.

Guardamos los cambios y cuando pinchamos en visualizar, veremos el formulario, la casilla para marcar la aceptación a la política de privacidad y la coletilla legal.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con gravity forms

Si quieres que el texto se vea más pequeño, hay un truco: poner la etiqueta <small> al principio del texto y </small> al final del todo. Así, el texto queda más chiquitito y con un mejor formato.

¡Y esto es todo! Si sigues estos pasos, podrás adaptar los formularios de contacto al RGPD si usas el plugin Gravity.

¿Quieres ver el paso a paso en vídeo? Aquí lo tienes:

Tutorial para adaptar al RGPD los formularios de contacto hechos con Contact Form 7

En este apartado, vamos a ver cómo adaptar un formulario de contacto hecho con Contact Form 7 a la nueva ley de protección de datos.

Para eso, ya sabes que para cumplir con el RGPD debe incluir un checkbox que permita a las personas confirmar que han leído y aceptan la política de privacidad y debe contener una coletilla legal (una primera capa de texto) que les informe sobre sus derechos, el destino de sus datos, dónde se almacenan… Y debe contener un enlace a la segunda capa de texto (la página de la política de privacidad).

Añadir el checkbox

Para añadir la casilla de consentimiento (el checkbox), tenemos que incluir una casilla de aceptación.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con Contact Form 7

Hacemos clic, le damos un nombre y la insertamos.

Ahora, solo tenemos que añadir a continuación el texto que queremos que aparezca, por ejemplo: «He leído y acepto la política de privacidad».

Aquí puedes incluir un enlace a la política de privacidad (aunque en esta primera capa no es obligatorio hacerlo), usando la etiqueta <a href=»link a tu política de privacidad» target=»_black»>

Y después de esa etiqueta, ponemos el texto «política de privacidad» y cerramos la etiqueta </a>

adaptar los formularios de contacto al rgpd con Contact Form 7

Guardamos los cambios y con esto ya tenemos nuestro checkbox.

Pero aún nos falta un elemento importante: la coletilla legal en formato HTML.

Crear la coletilla legal en el formulario de contacto con Contact Form 7

Para hacerlo, copiamos el texto que hemos sacado de la aplicación LEXBlogger (o la que te dé tu abogado), lo pegamos en una página que estemos editando en WordPress y cambiamos el formato que queramos en el editor de WordPress.

Cuando lo tenemos listo, nos vamos a la pestaña de HTML y copiamos el código para pegarlo en el formulario de Contact Form 7.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con Contact Form 7

Si quieres que el texto se vea más pequeño, basta con que al comienzo del texto añadas la etiqueta <small> y la etiqueta </small> al final del texto.

Al guardar y ver la previsualización, comprobamos que tenemos el formulario de contacto completo, el checkbox y la coletilla legal.

adaptar los formularios de contacto al rgpd con Contact Form 7

Con esto, podemos adaptar los formularios de contacto de Contact Form 7 al RGPD con sencillez.

Y para que te resulte aún más fácil, aquí te dejo un vídeo donde verás cómo hacerlo paso a paso.

¿Preparado para adaptar los formularios de contacto al RGPD?

Estoy seguro de que si sigues los pasos de este post, adaptar los formularios de contacto al RGPD será pan comido.

Así que ahora, ¡solo queda ponerse manos a la obra!

Recuerda que si no usas ninguno de los plugins que menciono en el artículo, dime en los comentarios cuál usas tú e intento preparar un tutorial para facilitarte la adaptación al RGPD.

Además, ya sabes que si quieres despreocuparte de la adaptación técnica de tu web a la ley de protección de datos, te ayudaremos a través del servicio de Soporte Sherpa. Y si tienes alguna duda sobre algún paso de los vídeos del post, estaré encantado de ayudarte en los comentarios. ¡Ahí te espero!

15 comentarios en “[VÍDEOTUTORIAL] Cómo adaptar los formularios de contacto de la web al RGPD”

  1. Carlos Gonzalez

    Genial, gracias!
    Una pregunta: yo uso mucho Divi y aunque a veces uso ContactForm7 o GravityForms, muchas veces también uso el módulo de Contacto que ofrece Divi.
    He visto que alguien ha sacado un plugin para adaptarlos a la GDPR, pero lo hace de una manera un poco diferente, con un «smart overlay», es decir, en principio el formulario se ve igual que siempre (sin checkbox ni coletilla legal) pero cuando hacen clic en el botón de enviar se abre un overlay (como un popup) con el texto/coletilla legal y el checkbox, que deben aceptar para que se envíe el formulario.

    ¿Crees que de esta forma se cumple con la nueva ley? En principio entiendo que sí, ya que informas y tienen que aceptar la casilla antes de enviar.

    Me parecería una solución más bonita que poner textos largos con políticas y coletillas debajo del formulario.
    Por si quieres verlo el plugin es este: https://elegantmarketplace.com/downloads/bloom-gdpr-overlay-plugin/

    Gracias y saludos

    1. Hola Carlos.

      Si, ese sistema es totalmente legal y valido. Al final es informar al usuario, antes de que nos pueda dar sus datos, de que uso, etc… vamos a dar a sus datos, y que no se envíe sin que haya podido leer esa información y aceptado. Me parece una buena solución, aunque yo cai prefiero mostrar la info, que dar más pasos.

      De todos modos, eso que me muestras es para formularios de suscripción a listas de correo, no para formularios de contacto (no se si Bloom lo puedes usar también como formulario de contacto ahora mismo.

      Un abrazo.

      1. Carlos Gonzalez

        Gracias Javier, otra preguntilla que no me ha quedado totalmente claro:
        Si no voy a incluir los correos electrónicos de las personas que me contacten por formulario o email a ninguna lista de correo para enviarles emails después, ¿no necesito poner el checkbox ni la coletilla legal?

        Como bien dices, si solo me han escrito para preguntarme algo no tengo porqué enviarles emails promocionales o de ningún tipo, salvo el de respuesta a su pregunta.

        Un abrazo

        1. Hola Javier,
          me uno a la pregunta de Carlos. Yo tengo el formulario de contacto de tal modo que quien me escribe no queda suscrito a mis listas, simplemente me llega el email con la consulta. Siento así, ¿tendría que poner el checkbox?

          ¡Muchas gracias de nuevo!

          1. Hola Andrea.

            Claro. Como puedes ver en esta entrada, en un formulario de contacto, aunque no haya suscripción (que no deberia), hay un tratamiento de datos. Estas viendo el email, nombre de esta perosna, … puede que le respondas… por tanto, te tiene que dar un consentimiento explicito, y la mejor forma es el check.

            Un abrazo.

  2. ¡Gracias Javier por este tutorial detallado!

    Ya configuré mi página de contacto con la casilla de verificación y el texto legal al pie https://www.concienciamasiva.com/contacto/.

    Gracias Carlos Gonzalez
    Para los formularios y páginas de subscripción donde la conversión puede verse afectada, trataré de implementar el overlay. Esta función también la ofrece Optimizepress.

    El efecto overlay también puede crearse usando HTML, JavaScript y CSS: https://codepen.io/redbeardcreator/pen/bdgPJB

    ¿Es posible colocar un link que diga «Cómo usaremos tus datos…» que dispare el overlay/popup donde la persona conoce los detalles legales?

    Saludos

    1. Hola John.

      Si, ese efvecto se puede conseguir en casi todos los plugins, o incluso hacer un popup en dos pasos.

      Por otra parte, no es legal poner un link para que salga el texto, ya que ese texto debe ser visible, para poder garantizar y demostrar que se dio un consentimiento informado.

      Un abrazo.

  3. Buen artículo! 🙂

    Matices: Los formularios enviados «voluntariamente» para consultar «algo» no están sujetos al consentimiento de la persona que lo envía ya que lo hace de forma explícita. Aunque como apuntas un «checkbox» a la Política de Privacidad sirve para cumplir RGPD.

    Para lo demás es solo esperar al 17 de mayo que vendrá de facto aplicación de RGPD en WordPress 4.9.6 para «de momento» poder generar una página con la información precisa.

    Incluirá herramientas RGPD (Regulación General de Protección de Datos) mediante la adición de una pestaña de Privacidad en la pantalla posterior a la actualización. El mensaje informará a los usuarios que sus sitios pueden enviar datos a WordPress.org para actualizaciones de plugins y temas con un enlace a la política de privacidad de WordPress.org. (Esto en lo referente a WordPress.org y el usuario de la web que aplica la actualización).

    También incluirá la posibilidad de crear una página de *Política de Privacidad* desde el dashboard, en Configuración, *Privacidad* seleccionando una página existente o creando una nueva donde se mostrará la política.

    Este tipo de páginas de política de privacidad serán tan ubicuas como las páginas *Acerca de* gracias al RGPD, pero la información que se muestre será única para los sitios individuales. WordPress incluirá una plantilla con sugerencias sobre qué información mostrar.

    Para cumplir con el RGPD, los sitios web deberán proporcionar una forma que permita a los usuarios obtener sus datos personales y solicitar que se eliminen. WordPress 4.9.6 no dará a los usuarios un botón para realizar estas acciones. En cambio, la política de privacidad de un sitio debe incluir información sobre dónde enviar tales solicitudes (LOPD).

    Cuando un sitio WordPress con la versión 4.9.6 recibe una solicitud de exportación o eliminación de datos, el administrador del sitio pueden ir a Herramientas, Exportar datos personales, *Eliminar datos personales* y enviar a ese usuario una solicitud de verificación.
    Al insertar el nombre de usuario o dirección de correo electrónico en el campo de solicitud de envío, el afectado recibirá un correo electrónico con un enlace de confirmación.

    Una vez hecho clic, el sitio mostrará un aviso de *Acción Confirmada* y lo notificará al administrador del sitio y se cumplirá con la solicitud tan pronto como sea posible.

    Cuando WordPress (la web con 4.9.6) termine de crear el archivo zip, enviará un enlace al usuario. (Por motivos de seguridad, el archivo se eliminará automáticamente después de 72 horas).

    De esta forma las instalaciones de WordPress que se actualicen a la 4.9.6 cumplirán con el RGPD sin necesidad de recurrir a plugins de terceros ni implementaciones manuales.

    Saludos

    1. Hola Luis.

      Que gran comentario, y un placer tenerte por aquí.

      Antes de responderte, he querido probar a fondo la beta, y personalmente, y en mi opinión, aporta más problemas que soluciones al tema de la RGPD.

      Esta basada en la interpretación de la RGPD de los americanos, que esta siendo un poco más laxa, que la interpretación que le estamos dando los europeos.

      Te cuento mi opinión, segun los cambios que he visto.

      – Herramientas para exportar datos de usuario o eliminarlo: Simplemente genial. Desde luego hacia falta algo asi. Mi duda es ¿Funciona para todo o solo para los usuarios registrados en la plataforma? ¿Funcionara con por ejemplo todos los comentarios asociados a un email? No lo he poido probar, por is tenias más información. En todo caso, me parece una función genial, y que un usuario lo pueda pedir mucho mejor. +1 por ellos.
      – Checkbox en comentarios: Desde mi punto de vista, y por la información que me da quien me ha asesorado, no seria legal. Solo informa que vas a poner una cookie para recordar sus datos. ¿y que hay del tratamiento si le envias notificaciones, o de donde vas a almacenar sus datos y en que servidor? Falta info legal. De hecho, para mi será un problema eliminar ese check, y poder dejar el que yo he propuesto en mi entrada sobre este tema.
      – Página de privacidad: Genial que la cree sola con información demo. Pero bueno, al final es crear una página con una información que puedes sacar de una plantilla, y no tiene porque ser 100% legla, proque esa información dependera mucho de tu negocio.
      – formularios de contacto: WordPress.org pro defecto no incluye formularios de contacto, por lo que no veo como que lo incluya en el nucleo ayuda a cumplir la ley, por lo tanto, sigue siendo necesaria la implementación que explico en esta entrada.

      Sin duda es genial que se vayan dando pasos, pero sigo sin ver soluciones definitivas.

      Un abrazo.

  4. Hola Carlos:

    Yo también uso los formularios de Divi. Elegant themes tarda en actualizar este tipo de carencias. Lo arreglan con plugins externos . Yo he utilizado código java script (me permite ahorrar el plugin) gracias a una página italiana especializada en Divi: te la adjunto:
    https://imparaqui.it/aggiungere-checkbox-del-trattamento-dati-nel-form-divi/.

    Básicamente es crear una class y añadir el código que te envían desde la web.

    Puede ser útil para los que usamos Divi Theme

    Saludos

  5. Buenos días Javier,

    Primero darte la enhorabuena por este blog, es realmente genial y de gran ayuda.

    He seguido tus pasos para adaptar al formulario de contacto de mi página como indicas utilizando «Contact Form 7» y todo perfecto salvo una cosa. No me salta ningún aviso de error si no aceptas las condiciones, ¿Cómo debo hacerlo para aparezca un aviso?

    Mil gracias!!!

    1. Hola Manel. Verifica que el checkbox que añadiste sea «requerido». Si ese campo no es obligatorio de rellenar no te saltará aviso.

      Un abrazo.

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