Paso a paso para adaptar un webinar al RGPD si usas Webinarjam, Everwebinar o Demio

Con la nueva ley de protección de datos ya en vigor, imagino que ya tienes adaptada tu web a los requisitos legales. Pero… ¿qué me dices de tus webinars? Los webinars también deben cumplir con el RGPD. Y para ayudarte, he preparado este post, en el que te voy a explicar paso a paso cómo adaptar un webinar al RGPD sin dolores de cabeza y de forma sencilla.

En concreto, voy a centrarme en las 2 herramientas más populares: Webinarjam y Demio.

Como vas a ver, dependiendo de la interpretación del proveedor, permitirá la suscripción al webinar, pero no a la newsletter (como Webinarjam), y simplemente aceptas la política de privacidad, y en la primera capa de información explicas que uso darás a los datos, como hace Demio.

Por si te interesa saberlo, la interpretación de la ley tal y como la entiende Demio se acerca más al concepto de privacidad que entendemos en Europa y la que apoyan abogados como Marina Brocca o Raúl Florido.

En cualquier caso, ten en cuenta que no te recomiendo registrar a tu newsletter a los usuarios que quieren asistir a tu webinar de venta. Y en el caso de un webinar de contenido (en el que no hay venta), deberías considerarlo como si fuera un lead magnet más.

Dicho esto, si ya has adaptado tu web a la nueva normativa, tus formularios de suscripción están al día, has terminado el la adaptación de los formularios de contacto y de los comentarios del blog, con este tutorial podrás adaptar un webinar al RGPD y tener el entorno completo de tu negocio digital 100% legal y libre de posibles sanciones y disgustos.

Sin más espera, vamos a ver cómo activar y gestionar las opciones para cumplir con la ley de protección de datos y los webinars.

Descubre paso a paso cómo adaptar tus webinars al RGPD Clic para tuitear

Cómo adaptar Webinarjam para que tus webinars cumplan con el RGPD

Nos ponemos manos a la obra y vamos a ver cómo activar y gestionar las opciones para cumplir con la ley de protección de datos cuando los usuarios se registren a un webinar, ya sea de Webinarjam o de Everwebinar.

¿Qué tenemos que hacer exactamente para adaptar un webinar al RGPD?

Presentar al usuario un checkbox de aceptación de la política de privacidad (que sea obligatorio activar para completar el proceso de registro), así como una coletilla legal que incluya un enlace a las condiciones de privacidad, para informar en 2 capas, tal y como indica la ley.

Y esto ¿cómo se hace?

Muy fácil. Primero, vamos a nuestra cuenta y hacemos clic en «Settings». Una vez ahí, nos aseguramos que esté activada la opción del GDPR (que es como se llama al Reglamento europeo de protección de datos en inglés).

Adaptar un webinar al RGPD con webinarjam

Por defecto, es muy posible que lo veas activado, puesto que desde la herramienta están activando esta opción para los clientes europeos y así asegurar de que se cumple con la normativa. No obstante, conviene asegurarse.

Además, en este paso, también habrá que traducir todas las notificaciones y elegir qué opciones son obligatorias.

Adaptar un webinar al RGPD con webinarjam

En el espacio «GDPR terms agreement clauses» es donde debemos pegar el texto de la coletilla legal que te proporcionará tu abogado o la aplicación LEXblogger, que lo hace por ti de forma automática.

Adaptar un webinar al RGPD con webinarjam

Este texto aparecerá debajo de los formularios y es esencial incluirlo si queremos adaptar un webinar al RGPD. Por cierto, en este texto, además, es importante que aparezca un enlace a la política de privacidad.

¿Aún no tienes tus propios textos para adaptarte al reglamento de protección de datos europeo? Te dejo aquí un recurso que te será de gran ayuda:

>>Consigue tus textos legales de forma sencilla y paso a paso con la LEXblogger

A continuación, guardamos los cambios y, a partir de ahora, si editamos un webinar o creamos uno, tras hacer clic en el botón «Me apunto», nos aparece toda la información legal que exige la ley.

Adaptar un webinar al RGPD con webinarjam

Como ves en la imagen, al adaptar un webinar al RGPD con Webinarjam, a partir de ahora, para apuntarse es obligatorio que el usuario confirme que ha leído y acepta la política de privacidad. Del mismo modo, dejamos como opcional la suscripción a la newsletter.

Que una personas se apunte a tus webinars, no significa que esté interesada en recibir tu newsletter Clic para tuitear
No podemos obligar que alguien se registre a la newsletter por querer asistir al webinar. Al dejarnos sus datos, podemos enviarle emails e información relacionada con el contenido o la venta de la que se haya hablado en el webinar (que en el RGPD se contempla como «formación expandida»), pero no podemos enviarle comunicaciones comerciales de otros productos o servicios. ¡Y tampoco la newsletter!

Y llegados a este punto… ¡ya hemos terminado!

Con estos pasos, podrás tener un formulario de registro a un webinar de Webinarjam o Everwebinar totalmente legal conforme a la ley de protección de datos. Además, al integrar el registro de Webinarjam con tu herramienta de email marketing, podrás configurar etiquetas específicas y segmentar a los asistentes en los grupos que tú consideres en tus embudos o autoresponders.

Tutorial en vídeo para adaptar un webinar al RGPD si usas Webinarjam o Everwebinar

Si prefieres ver cómo se hace, no te pierdas este vídeo:

Cómo activar las opciones de RGPD en Demio

Si eres de los míos y utilizas Demio para hacer tus webinars de venta o de contenido gratuito, voy a explicarte ahora cómo adaptar un webinar al RGPD, para que los registros a tus eventos funcionen perfectamente y conforme a la ley de protección de datos.

Antes de nada, lo primero que debes saber es que cuando entres a Demio, aparecerá un aviso en el que la herramienta te informa de la actualización de la experiencia de la herramienta tras la entrada en vigor del RGPD.

Adaptar un webinar al RGPD con Demio

Además, te requerirá una actualización de la privacidad.

Adaptar un webinar al RGPD con Demio

Para ello, hay que generar una nueva contraseña, activar las opciones de GDPR (como se llama el RGPD en inglés) y personalizar los datos de tu negocio. De este modo, a partir de ahora, cuando creemos un nuevo webinar (o editemos alguno que tengamos creado), nos aparecerá la casilla que podemos marcar para permitir envíos de información sobre este evento u otros emails de marketing.

Adaptar un webinar al RGPD con Demio

En la parte de registro, podemos añadir alguna información más, convertir los campos en requeridos o personalizar la página de registro. Demio mantiene todo igual que antes, salvo por la novedad de que aparece el checkbox  como parte del formulario siempre obligatorio.

Ahora bien, si te fijas, aunque podemos personalizar la página de registro al webinar como queramos, el texto de la casilla obligatoria está en inglés. ¿Cómo lo traducimos?

Si utilizas el formulario embebido, puedes editar el código. Basta con localizar la etiqueta donde aparece el texto y adaptarlo al español.

Adaptar un webinar al RGPD con Demio

De todos modos, Demio ya cuenta con una petición sobre este tema, así que esperamos que en una futura actualización sea posible hacerlo sin tener que dar este paso.

{VÍDEO} Pasos para adaptar tus webinars de Demio al RGPD Clic para tuitear

Hecho esto, ya puedes cumplir la ley de protección de datos al registrar a suscriptores y seguidores a los webinars que realices con ellos través de Demio, tanto en directo como en automático.

Tutorial para adaptar un webinar al RGPD si usas Demio

Para ver el paso a paso del proceso de adaptación a la ley de protección de datos, ¡dale al play!

¿Tus webinars cumplen ya con el RGPD?

Espero que este tutorial te sirva de guía para adaptar un webinar al RGPD la próxima vez que vayas a organizar un evento de este tipo o una sesión de venta. Ahora solo falta, el paso más importante: ¡ponerte manos a la obra! ¿Te ha quedado alguna duda? ¿Te has atascado en algún paso? Te espero en los comentarios para ayudarte en lo que necesites. ¡Ahí nos vemos!

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