Kanban Flow

Tutorial de Kanban Flow: planifica proyectos, organiza tareas y gestiona como un PRO el día a día de tu negocio digital

No nos engañemos. El día a día de un emprendedor digital puede llegar a ser una locura, sobre todo si no tienes un buen sistema de organización y gestión de proyectos y tareas. Y para ello, hay herramientas muy útiles, como Kanban Flow.

La verdad es que entre encargos de los clientes, tareas administrativas, desarrollo de nuevos productos o servicios, planificación de nuevas ideas, coordinación con tus colaboradores y miembros de tu equipo… Hay mil cosas de las que estar pendiente y, por tanto, mil cosas que organizar.

Por suerte, hay herramientas diseñadas específicamente para ayudarnos en esta labor. Una de ellas es Kanban Flow, una aplicación pensada para disparar la productividad personal y de equipos de trabajo, con la que no solo podrás gestionar la ejecución de las tareas de tu negocio, sino también analizar tu rendimiento y cumplir objetivos en el plazo previsto.

¿Te gustaría mejorar tu organización diaria y conseguir más resultados en menos tiempo? Quédate por aquí porque voy a contarte todo lo que necesitas saber sobre Kanban Flow para que incorpores esta aplicación a tu negocio hoy mismo.

¿Qué es Kanban Flow?

Antes de contarte cómo usar Kanban Flow, voy a presentarte la herramienta.

Kanban Flow es una herramienta de gestión de proyectos basada en la metodología Kanban de organización, o como ellos mismos se definen: una aplicación para dejar de empezar tareas y empezar a terminarlas.

Es útil tanto si tienes un negocio unipersonal como si has dado el paso de delegar y trabajas con colaboradores. De hecho, está considerada una de las mejores herramientas para trabajar en equipo, así que Kanban Flow es una gran aliada tanto para mejorar tu productividad como para disparar el rendimiento de tu negocio en general.

Vista general de Kanban Flow

Tiene versión para dispositivos móviles, tanto para Android como para iOS, y aunque tiene una versión de pago (que cuesta 5 dólares por usuario al mes), cuenta con una versión gratuita muy completa.

Tutorial de Kanban Flow

¿Alguna vez has utilizado Trello para organizar tus proyectos?

Si conoces esta herramienta, verás que Kanban Flow guarda bastantes similitudes con Trello: puedes organizar los proyectos en tableros, y los tableros se organizan en columnas y tarjetas, que podemos pasar de una columna a otra según el estado en el que se encuentren las tareas mediante el cómodo sistema de arrastrar y soltar (drag&drop).

Pero espera. Vayamos paso a paso.

Kanban Flow está íntegramente en inglés. Sin embargo, es tan intuitiva y fácil de utilizar que el idioma NO debe ser una barrera. ¡Dale una oportunidad! 😉

Primeros pasos en Kanban Flow

Como no podía ser de otro modo, para empezar a utilizar Kanban Flow primero debemos registrarnos.

Para ello, basta con ir a su web, hacer clic en registrarse (Sign in) y completar los campos con tu nombre, email y contraseña.

kanban flow registrarse

Una vez hecho esto, ya estaremos dentro de la herramienta y podemos empezar a configurarla.

Y para ello vamos a crear nuestro primer tablero.

El sistema de organización de Kaban Flow se basa en los «boards» o tableros, que son los espacios donde podremos planificar y gestionar nuestros diferentes proyectos o áreas de negocio.

Puedes crear tantos tableros como quieras. Por ejemplo, puedes tener uno para la gestión de los encargos de tus clientes y otro diferente para cada uno de los proyectos específicos de tu negocio.

Para crear un tablero, solo hay que ir a la parte superior izquierda, hacer clic en el icono del menú y pinchar en «Crear nuevo tablero».

Crear tablero en kanban flow

Al crear nuestro primer tablero, se mostrará así:

tablero de kanban flow

Como ves, cada tablero se organiza internamente a través de columnas.

Organiza las columnas

Una vez que tenemos creados nuestros tableros, llega el momento de organizarlos. ¿Cómo? Con las columnas.

Por defecto, Kanban Flow nos muestra 4 columnas:

  • To do: tareas pendientes por hacer.
  • Do Today: tareas que hacer hoy.
  • In Progress: tareas en proceso de ejecución (ideal para saber quién está trabajando con cada tarea si trabajas con equipo).
  • Done: columna en la que agregaremos las tareas completadas.

Sin embargo, podemos añadir y editar  tantas columnas como queramos desde el menú de Administración (arriba a la derecha), en la opción «Columnas».

Al hacer clic ahí, se abrirá una ventana en la que podemos renombrar, añadir, reordenar y editar las columnas.

Editar columnas en kanban flow

¿Sueles tener listas infinitas de tareas por hacer? Eso se acabó con Kanban Flow. La columna «En progreso» puedes configurarla de manera que haya un límite de tareas.

Lo ideal es que no tengas más de 3 acciones en esta columna, pero si te parecen pocas, trata de mantener un máximo de 5 para no procrastinar y mantener en todo momento el foco en la próxima acción en que debes centrarte.

Dentro del menú de opciones de edición de las columnas, podrás elegir tus preferencias rápidamente.

Kanban Flow limitar tareas

NOTA: En ese mismo menú de configuración de las columnas, también puedes editar tareas, colores y usuarios.

Crea tarjetas para gestionar las tareas

Ahora que tenemos las columnas creadas, podemos empezar a crear nuestras tarjetas. Y ¿qué es una tarjeta? Ni más ni menos que la representación de cada tarea concreta que debemos ejecutar en un proyecto concreto.

Para crear una tarjeta nueva, solo hay que hacer clic en el signo + de color verde que verás en cada columna y completar los campos que correspondan.

Crear tarjeta en kanban flow

Veamos qué opciones nos brinda Kanban Flow para organizar nuestras tareas:

  • Nombre
  • Descripción: breve descripción de la tarea.
  • Color: para diferenciar cada tipo de tarea por el color, si quieres.
  • Miembros: si trabajas con colaboradores, podrás designar los responsables de cada tarea.
  • Tiempo estimado: ¿cuánto tiempo necesitas para finalizar una tarea? Aquí podrás poner tu estimación.
  • Tiempo empleado: aquí verás el tiempo invertido (que no siempre se corresponde con el estimado…) 😉
  • Fecha límite: establece el día y la hora tope en la que cada tarea debe completarse.

Los 3 últimos campos, los verás si haces clic en «More».

¿Qué más puedes hacer con cada tarjeta?

Además de moverlas de columna simplemente arrastrando la tarjeta, si haces clic en una de ellas, verás que se abre la tarjeta y aparece un menú de opciones en el lado derecho.

Kanban Flow editar tarjetas

  • Add: aquí podrás editar la descripción, el color, los miembros (si trabajas con equipo), añadir subtareas, dejar un comentario, etc.
  • Move: aunque el sistema drag&drop es muy rápido, puedes mover las tarjetas de columna desde aquí o llevar una tarea a otro tablero.
  • Timer: activa el contador desde este menú.
  • Reports: accede a los informes de resultados.
  • More: crear una URL para esa tarjeta o copiar la tarjeta.
  • Delete: para borrar la tarjeta si quieres eliminarla.

kanban flow crear subtareas

Controla el tiempo empleado en cada tarea

Una de las ventajas de Kanban Flow frente a otras herramientas de organización y gestión de tareas como Trello, es que incluye un contador de tiempo, por lo que podrás medir el tiempo empleado en cada tarea que hagas tú o los miembros de tu equipo sin tener que salir de la aplicación.

El timer que integra Kanban Flow se basa en la técnica pomodoro, y puedes establecer tu tiempo de trabajo en bloques de tiempo, normalmente de 25 o de 50 minutos.

La técnica Pomodoro consiste en establecer un tiempo determinado de trabajo, alternado con otros de descanso. De este modo, por cada bloque de 25 minutos descansarás 5 y si trabajas durante 50 minutos, tus descansos serán de 10 minutos.

¿Cómo se activa el contador?

Es tan fácil como ir a la parte inferior izquierda y seleccionar la opción de «Timer». A continuación, selecciona la tarjeta en la que vas a trabajar y haz clic en «Start». De este modo, el temporizador se pondrá en marcha y comenzará la cuenta atrás.

Kanban flow temporizador

Puedes detener el temporizador cuando quieras o especificar el motivo por el que has interrumpido la tarea.

Además, en la opción «Settings», puedes configurar el contador y personalizarlo como tú quieras: establecer la duración de tus pomodoros, los tiempos de descanso, editar los motivos de las interrupciones más habituales (como el teléfono o Slack) y elegir los sonidos del temporizador.

Kanban flow: configurar timer

Informes de resultados

Las posibilidades de Kanban Flow no terminan aquí. Incluso en la versión gratuita, podrás acceder a informes que te ayudarán mejorar tu productividad, eficacia y eficiencia.

Para ello, haz clic en «Reports», que verás en la parte inferior de Kanban. Una vez dentro de este menú, verás ver de un vistazo el informe con las estadísticas y datos.

kanban flow: reports

¿Cuál será tu primer tablero de Kaban Flow?

Si has llegado hasta aquí, estás preparado para empezar a usar Kanban Flow y organizar la gestión de tu negocio con esta herramienta.

Cuando te sumerjas de lleno en ella, verás que aparte de todo lo que te he contado, ofrece bastantes posibilidades de integración con otros programas y aplicaciones, como el correo electrónico, Slack, Excel de Google Docs, Dropbox, etc.

¿Qué herramienta de gestión de proyectos usas tú? ¿Conocías Kanban Flow? ¿Te ha quedado alguna duda? Te echo una mano en lo que necesites en los comentarios. ¡Ahí te espero!

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