Cómo organizar mi tiempo: mi supercaja de herramientas

Aprender cómo organizar mi tiempo de forma efectiva fue uno de los mayores retos para mi trabajo. Cuando me convertí en profesional freelance, todo eran minutos perdidos y vivía con la constante sensación de no llegar a todo.

Correos y más correos, que si redes sociales, llamadas, avisos… En definitiva, una locura. Aunque creo que a ti también te suena esta situación, ¿verdad?

¿Quieres saber cómo hice para aumentar mi productividad y triplicar mis ingresos?

Quédate por aquí porque voy a contarte cómo conseguí optimizar mi tiempo para incluso ¡tener tiempo libre! 😉

La tentación no vive arriba, sino en el ordenador

La pérdida de tiempo y las distracciones son 2 de los grandes problemas a los que nos enfrentamos cada día los profesionales online.

Nada más encender el ordenador y mirar la pantalla comenzamos a dispersarnos entre las múltiples aplicaciones, chats y notificaciones que tenemos activadas en el PC.

Resultado: una bajada de rendimiento y una pérdida de productividad.

¿Cómo organizar mi tiempo? A priori, tarea difícil. Pero no te engañes…

¿Cómo organizar el tiempo para llegar a todo? Detecta las tentaciones. @hormigasnube Clic para tuitear

Identifica las tareas que te hacen perder dinero

Fíjate que ahora te hablo de pasta y no de horas. ¿Sabes por qué?

Te explico.

Imaginemos que cobras la hora a 60 euros y que dedicas 3 horas al día a la gestión administrativa.

Saca la cuenta tú mismo. ¡Tachán!

Has perdido 180 euros en un solo día, lo que se traduce en una pérdida de más de 2.000 euros en un mes.

¿A qué tú también quieres evitar esto?

Aprender cómo organizar mi tiempo y ser más eficaz en algunas de mis tareas habituales me salvó de la quiebra.

Aprender a organizar bien mi tiempo me salvó de la quiebra. @hormigasnube Clic para tuitear

Empieza por apuntar todas y cada una de las tareas diarias que no tengan que ver directamente con los servicios de tu trabajo.

Con esto, me refiero a acciones como estas:

  • Chequeo del correo electrónico.
  • Compra de materiales.
  • Recepción de llamadas.
  • Respuestas a los comentarios del blog.
  • Preparación de newsletter

Recuerda: las tareas se componen de pasos

Una de las claves para saber cómo organizar mi tiempo fue aprender a descomponer cada una de las tareas en pequeños pasos.

Piénsalo. Seguramente cuando planificas tus días, decides qué proyectos vas a abordar. Lo que yo te propongo es desmenuzar esa gran tarea en todos los pequeños pasos que tienes que dar para completarla.

Por ejemplo, si eres redactor, en lugar de organizar tus tareas como «preparar post X», bajo ese título, desglosa las minitareas: investigación de fuentes, redacción, búsqueda de imágenes, maquetación, optimización SEO y revisión.

Cada uno de los elementos de este ejemplo serían los pequeños pasos.

Dedica un fin de semana libre a estudiar cuáles son las acciones que llevas a cabo para cada una de ellas.

Desglósalas en sus puntos, con el fin de saber dónde cae tu rendimiento y cuáles podrías mejorar en eficacia.

Divide las tareas en pequeños pasos para mejorar tu productividad. @hormigasnube Clic para tuitear

Imagina, por ejemplo, que dedicas una hora a la prospección por mail al día.

En vez de tener toda la información sobre los clientes (los que has visitado, los nuevos, los que aceptaron el primer presupuesto, etc.), dispersa entre ficheros de archivos olvidados del ordenador, elabora una hoja de Excel que te ayude a organizarlo y te permita ojear la información en una sola pasada.

Cómo organizar mi tiempo y convertirme en la factoría más eficiente

Repasa y repasa sin miedo todas las tareas diarias y te aseguro que encontrarás muchos puntos de flaqueza.

Actividades que podrías reducir y adecuar a tu horario, sin perder dinero ni tiempo.

Muchos emprendedores se empeñan en tener toda la información dispersa en mogollón de soportes y ficheros.

¿Al final sabes en qué se traduce esto? En pérdida de horas buscando la documentación.

Unificar es de sabios

Cuando me propuse a aprender cómo organizar mi tiempo, me di cuenta de la gran cantidad de información que tenía mal organizada en mi equipo informático.

Y no solo es que la tuviera mal guardada y me costará un montón de tiempo localizar lo que buscaba en cada momento, es que me encontraba con información duplicada muchas veces.

Te recomiendo lo siguiente: unifica los documentos lo máximo posible y condensa la información de un plumazo.

¿Por qué tener 10 hojas de Excel sueltas pudiendo tener una sola que englobe todas?

Organízalo todo de forma compacta y prepara así tus tareas para el siguiente punto que viene a continuación.

¿Sabes cuál es?

Mi caja de herramientas esenciales con las que ahorrarás tiempo y dinero

Hay un sinfín de herramientas para organizar tu día a día. Y quizá ese sea el problema.

A mí también me pasó: descubres tantos recursos útiles que acabas con una especie de síndrome de Diógenes de herramientas.

Para que no te ocurra esto, te voy a mostrar cómo organizar mi tiempo con las que te presento a continuación:

#1 Gestión del tiempo

Para saber cómo organizar mi tiempo, primero he de averiguar en qué lo gasto.

La herramienta que más me gusta es RescueTime, pues tiene una opción muy completa gratuita que te permite sacar informes y comprobar cómo gestionas tu tiempo, filtrando por tipos de tareas, aplicaciones y mucho más.

#2 Listas de tareas

Para esto yo soy muy de lápiz y papel, aunque he probado algunas aplicaciones que me gustan por su sencillez y por permitirme trabajar en cualquier lugar con conexión a internet y desde cualquier dispositivo.

Si te animas a probar, te recomiendo Wunderlist.

#3 Gestión de proyectos

A veces he tenido que plantearme cómo organizar mi tiempo trabajando en proyectos propios y con colaboradores y las mejores herramientas que he encontrado son Timely y Asana.

Son, simplemente, espectaculares.

También empleo la técnica pomodoro, que consiste en trabajar en bloques de 25 minutos, descansando en períodos de 5 minutos. Es muy útil para completar tareas muy largas en bloques más pequeños. Moosti es una aplicación web para que puedas aplicar esta técnica.

#4 Eliminar distracciones

¿No te sucede a veces que te cuesta mantener la concentración porque no cesan las interrupciones?

Parte del éxito de mi rutina sobre cómo organizar mi tiempo está en mantenerlas a raya con aplicaciones como StayFocusd para Chrome (es la que yo utilizo), WasteNoTime para Safari, y LeechBlock for Firefox.

Mi caja de herramientas para organizar mi tiempo y mejorar la productividad. @hormigasnube Clic para tuitear

#5 Oficina en la nube

Me gusta poder trabajar en cualquier parte. Por ello utilizo asiduamente algunas aplicaciones de Google:

  • Gmail: para mí es el mejor gestor de email, pues me permite gestionar todas mis cuentas de correo electrónico y mis contactos desde cualquier dispositivo. Además ofrece multitud de posibilidades con su sistema de etiquetas y filtros.
  • Google Calendar: su utilidad es la de mantener un calendario que se sincroniza en cualquier dispositivo con acceso a internet. Ofrece la posibilidad de crear distintos calendarios y compartirlos.
  • Google Drive: con Google Drive dispondrás de un disco duro virtual de 15 GB de espacio gratuito, en el que podrás almacenar y compartir tus documentos.
  • Google Docs: crea tus documentos solo o de forma colaborativa, compártelos, controla las versiones y no dependas nunca más del sistema operativo que utilicen tus clientes o colaboradores. Todo esto y mucho más en Google Docs.

#6 Comunicaciones eficaces

Algo que he aprendido en el proceso de mejora de cómo organizar mi tiempo ha sido evitar las reuniones siempre que sea posible. Cuando no me queda otro remedio, procuro no invertir en ellas más tiempo del estrictamente necesario.

Por este motivo, siempre exijo un orden del día previo y empleo Skype, Google Hangouts o appear.in. Lo mejor para reuniones eficaces a distancia.

#7 Memoria despejada

No sé tú, pero yo tengo miles de contraseñas para miles de aplicaciones diferentes. Pero tengo la memoria justa para pasar el día, así que uso LastPass para recordar mis passwords y hacer que mis accesos sean más rápidos.

Y tengo una copia de mis contraseñas en Excel, por si acaso…

#8 Automatización y sistematización

Zapier es hoy en día, uno de los mejores sistemas de automatización de tareas web. Yo lo probé y puedo decirte que es imprescindible en el trabajo del emprendedor freelance.

Te permite conectar todo tipo de aplicaciones de trabajo (Google Drive, Dropbox, Mailchimp, Twitter… ) y construir puentes entre ellas. De esa forma, lo tendrás todo concentrado en un único panel de gestión, desde el que controlarlo todo como un superordenador. ¡Y a un clic!

Lo mejor es que tiene versión gratuita para testar su funcionamiento.

IFTT funciona bajo un sistema similar, en el que se programa una tarea a base de pasos (si sucede esto, haz lo siguiente o en inglés: if this, then that). Así, podrás automatizar mensajes de agradecimiento en redes sociales, interacciones, presencia y monitorización…

#9 Productividad en redes sociales

Hootsuite y Bufferapp te permiten gestionar y programar tu acción social. Estas dos aplicaciones están dedicadas a optimizar el tiempo de trabajo que emplees en redes sociales.

Se diferencian de IFTT en que ambas no contemplan la sistematización de acciones, sino que van dedicadas a administrarlas a modo de panel de control, de forma más eficiente.

Hootsuite es muy potente también para analizar métricas y estadísticas, all in one. Mientras que Bufferapp es fantástica para programar publicaciones y realizar seguimientos más simplificados.

Como ves, ¡cuando aprendí cómo organizar mi tiempo en el trabajo, me convertí en un todoterreno de la productividad personal! Y tú, ¿todavía sigues apagando fuegos? ¿Vives en un atasco continuo y sientes que las 24 horas del día se te quedan cortas? Cuéntamelo en los comentarios.

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